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从智能化流程看致远互联智慧协同

2018-07-23 17:39 · 稿源:用户投稿

智慧协同为什么要从智能化的流程开始?这要从企业管理的整体发展来看!

企业管理经历了怎样的时代变迁?

“终于告别纷繁复杂的传统管理软件!”企业互联网时代来临,让人们有一种“翻身农奴把歌唱”的自嗨感。但是,你有认真想过吗?为什么大家对传统管理软件如此深恶痛绝?追其根源,只有一个,那就是“管理的错位”!

如果从财务软件公司的成立开始算起,以ERP为代表的传统管理软件,统领中国企业管理三十多年。总结过去得失,可谓是“成在数据,败在过程”。为什么这样说呢?

从概念来看,ERP指的是企业资源计划管理平台,需要建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段。实际上,ERP的核心就是对三大订单进行管理,包括客户(或销售)订单、采购订单以及生产订单。说得直白点,ERP最擅长的内容都和“数据”有关。

对于用户来说,企业信息发展初期,就是要通过一个有效的工具或者平台,管控企业来自各方面的数据,所以ERP占据着重要地位。但是,随着企业信息化的深入发展,企业要管的内容不止包含数据,还有关系企业全面运营能力的过程管理,即流程管理。

如何提高除数据以外的沟通、协调能力?很多企业的做法是,把ERP进行扩展,OA、CRM、HR、BI、SCM等等,把和企业管理相关的内容,全部放入其中。如此一来,ERP不仅变得越来越厚重,还让企业的运营效率大大降低。以至于市场出现了另一种论调——“不上ERP是等死,上了ERP是找死”,形象地说明了传统ERP的失败之处。

传统ERP为什么会失败?原因只有一个!你用管数据的流程来管过程,最终结果肯定一定不会太好。尤其是早期的CRM,在这一点表现得特别明显。

大概在1999年前后,那时候还没有云。几乎每家企业都会推CRM,但是大部分企业都至少失败过一次。最早的CRM,是为管理者服务,建CRM的目的是用来控制销售,避免销售离职给企业带来损失。对于员工来说,CRM完全是个工作负担,大家要用周末的时间补数据。不愿意填,怎么办?企业强迫员工必须填写客户通讯录,还要记录拜访客户细节。最终,销售只得胡编乱造,把CRM“玩坏”。所以,无论是国外企业,还是本土的CRM系统,之前都没有做起来。

而云时代的CRM,强调的是协同理念,是互联网思维。就像滴滴快车,有派单,有抢单。如果你抢了,但没运作成,那就强行换给另外一个人运作。这种模式让CRM由被动变为主动,CRM不再以管控为目的,而成为销售的工作助手。比如:一名销售人员要去拜访客户,需要跟客户沟通项目进展,他可以在手机端直接打开CRM系统,查阅同事刚刚修改好的文档。整个沟通过程会被录音,并自动共享给其他同事,销售本人还没回公司,他的领导、售前、售后等相关人员,已经开始帮他配置资源,完善解决方案。这样一来,CRM就变成了项目沟通和合作的有效工具,而不只是单纯的内容填充。

所以,经历了传统ERP时代带给流程管理的混沌期过后,人们开始重新定义企业管理的内涵和外延。企业管理的最终目的,应该是帮助企业优化工作流程、提升工作效率,最终落脚点一定要体现在企业的经营成本及核心竞争力上。此种背景下,协同管理迎来了新的机会。因其能重点解决企业的工作流问题,很多企业开始把协同当做第一工作入口。这也是智慧协同为什么要从智能化的流程开始的根本原因!

为什么说流程是企业管理的载体?

不管是什么时代,不管互联网、移动互联网、大数据、社交网络、云计算、物联网等技术如何演变,只要企业还在,还有工作关系,流程就不会消失。

可能有人会说,我按照公司制度规定,按时打卡上下班,每天完成领导规定的工作内容,不需要流程啊?但是,你入职需不需要流程?请假、报销、离职是不是也和流程息息相关?公司制度只规定了员工的工作内容,没有告诉你如何去实现工作内容的方式,如果没有合理的工作流程去引导,整个公司的管理会杂乱无章,后果不可想象。

从某种角度来说,流程是企业所有业务的载体,只有把所有流程或者重点流程都管理起来,企业才能良性运转。因为,每个人的作方式不同。有人会最先处理邮件,有人会先把昨天没干完的事干完。企业流程会按照智能算法来排序,告诉你哪些流程该怎么走,先干什么,后干什么,员工应该关注哪些内容,不关注哪些内容,起到正向培养的作用。

也就是说,在协同时代,企业可以以更合理的流程和模式,去引导你,你不自觉地就按照最高效的模式来走。

这和人体组成是一个道理。流程相当于人体内的血管和神经,维持着人体机能的正常运转。如果没有血管和神经,人体的不同器官就不能有效连接,甚至坏死。而卓越的工作流程可以帮助企业及员工消除工作中的冗余环节,合并同类活动,使工作变得更顺畅、简单,从而提高工作效率。这也是为什么很多企业要打造“流程型组织”的根本原因。

现在的流程管理和过去有什么区别?

既然流程如此重要,企业在发起协同管理变革时候,一定会从流程开始。那么,流程优化该从何处下手?还要像过去那样,先对企业调研,然后提出规划建议,再进行大刀阔斧的全面整改,进行业务系统的全面集成吗?一定不是这样。

和以往传统的BPM不同,智慧协同时代的流程优化也要体现智能化特征。过去的BPM,大多处理的是事务性的工作,主要靠人力手动去更改流程。而现在的流程管理要以互联网思维重新定义,企业流程不是四平八稳的模式,要一步一步走,而是要体现敏捷特色。这和牛径原理相同,一头牛要去山顶的水池里喝水,它左绕右绕,转了好几圈,走了三天,最终才喝上水。而智能化时代,前方的路要怎么走,都是可视化的过程,牛一眼就能看见水,知道如何以最短距离到达目的地。

也就是说,只有让企业的单一流程管理,走向业务流程、组织流程的整体智能管理,企业才能打通任督二脉,实现智能化管理,进而实现企业的智慧化转型。

那么,什么才是智能化的工作流呢?致远互联的定义是,以流程为载体,以人为中心,以绩效为目标,构建全智能的工作场景,进而提升员工效率,为组织赋能。

对于大多数企业而言,经过多年的信息化建设,很多业务流程已经达到了一定的成熟度。但随着竞争的加剧,随着客户个性化要求越来越高,企业市场环境越来越动荡,导致企业的流程也要随需而变。如何让企业更具洞察力,如何有效协调供应链的供需平衡,如何快速诊断业务,这对业务流程的敏捷性和智能化提出了挑战。

智能化流程如何构建?

针对智能化的流程构建,我们可以参考在项目管理或组织变革时常用的模型工具,叫做RACI。R 是Responsible谁负责,即负责执行任务的角色,他/她具体负责操控项目、解决问题。A 是Accountable谁批准,对任务负全责的角色,只有经他/她同意或签署之后,项目才能得以进行。C是 Consulted咨询谁,是指拥有完成项目所需的信息或能力的人员。I 是Informed通知谁,即拥有特权、应及时被通知结果的人员,却不必向他/她咨询、征求意见。

根据这样的模型,系统可以根据规则,或者说通过一个简单有效的工具规划,自定义某一项活动参与人员的角色和责任。换言之,任何一项流程改造,都可自动发生,系统能够预知问题,能协助你找到和那个“人”相关的资源,并进行有效分工。

致远互联把RACI模型,融会贯通于每一个系统流程中,让协同变成企业的智能工作助手,能及时帮你解决各种问题。比如:你在执行一项任务过程中,是否能快速响应,执行的过程是否顺畅,执行遇到问题时是不是可以解决,执行过程的数据是不是可追溯,等等。

根据这一模型,我们就可以着手进行工作流的构建。无论是宏观还是微观的业务,我们都能明确职责归属。构建好流程后,我们要评估流程是否合规、合理、符合业务要求,这时我们要通过流程设计仿真功能模拟流程运营。

为了确保流程的高效可控,致远互联构建了流程知识库、流程说明书,根据这些应用,用户可提前预知问题,评估流程的效率和效果。

另外,智能化的流程还要有智能审批、智能回退的功能。比如:有一名销售顾问,他的基本工资只有5000块,他经常要出差,还要自己垫钱。所以,他必须发起一个流程,提前向公司预支费用,但是系统有一个设置是,必须要出差所在地机构领导审批。但是因为一个费用科目归属的问题,到最后一步的时候,财务总监给退回了。这要是传统管理软件时代,这顾问就会疯掉,因为好不容易审批完的流程,又一键回到“解放前”;现在智能化时代,系统可直接退回到上一步,或者设置相应权限使其可以在流程上直接更改。

另外,大数据分析可以以绩效的形式评判流程运营过程,如果节点到你这里,你不审批,系统就会亮红灯,进行提示,甚至直接和你的绩效考核挂钩。

所以,协同就是为效率而生,专门用来解决企业的各种流程问题。因为,只有把企业所有的流程都捋顺,解除企业各种数据孤岛,全面协同才会成为可能。至于,现在很多企业都在提智慧管理,实际上很大方面说的都是智能化的流程。只有把流程管好,企业才能像鱼群、蜂群和鸟群那样,赋能个体智慧、激活组织,进而推动组织变革。

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