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民法典时代,“证据固化”是解决企业数字化转型问题的必选项

2020-07-31 17:36 · 稿源:站长之家用户投稿

陈春花教授在《中国企业大讲堂》首场云端对话中,分享了如何成为卓有成效的管理者,加快企业的数字化转型发展:“我们以前可能会认为,一些行业领域在线化、数字化的紧迫性高,一些行业领域可以晚一点。但是经历了这次疫情,在这个特别的春天里,我相信所有人都突然间明白一个道理,在线化、数字化是个必选项。”

疫情,对99%人来说是灾难,对1%的人来说是机遇。

从年后出差至今的张霖深刻地感受到这点,从进入法律科技领域的那一天开始,拥有金融学和法学双文凭的张霖就有一种预感——这活不好干。

法律人普遍不相信技术能代替传统人工的工作,或者说不愿意面对技术对其工作的挑战;不少大型公司内部既有的工作流程和臃肿的组织格局,会对数字的革命和重构产生强烈抵触;到底电子证据保全有没有效?到底电子数据会不会在流转中被篡改?到底电子印章能不能得到司法认可?到底电子合同可不可以被所有关联方接受?

都 2020 年了,信息化已经渗透到中国社会的方方面面,唯独法律圈是个例外,CEO、CTO/CIO/CLO们耗时多年无法推进的法务信息化,在疫情推手的意外“助攻”下,轻松攻城掠地。年初至今,张霖已经带着法大大产品走入众多企业的法务部,比如山东某大型药企。

后疫情时代的企业信息化转型

山东某大型药企是一家国有性质的大型综合性现代制药企业,随着“两票制”、“一致性评价”、“4+7”带量采购、“医保目录改动”等等一系列政策的推出,医药合规监管力度越来越大,国有药企更担起合规样板楷模的责任。在生产研发环节、采购制造环节、营销流通环节、人员管理领域、财务数据领域,都要建立严密的合规体系,电子合同系统就是支撑企业合规体系的强大IT平台。所以,与其说是企业需要电子合同系统,不如说是企业需要借助电子合同来打造信息化合规管理体系。而线上数据的合规化流转,则需要基于电子合同这个底层媒介来实现。

在张霖与山东某大型药企的多次需求对接会上,谈得最多的一直是:一家历史悠久的国有制药企业该怎么实现合规,那些历史遗留下来、堆积在档案室内的庞大纸质资料,要怎么实现信息化?

通常情况而言,国有企业信息化改造的周期相对漫长,短则半年,长则几年的项目周期都是可能的。山东某大型药企在推动信息化改造上的决心不可谓不大,布局早、规划全,相关领导一线督导,协调多方资源,所以在疫情爆发以后的应对也从容很多。疫情期间大众对药品需求暴增,线下门店接待能力有限,山东某大型药企线上采购平台就展示了十分重要的作用,为大众提供便捷、安心的购买渠道,极大缓解疫情期间的不安情绪。

信息化布局无疑有效保障了山东某大型药企在疫情期间的正常运营,也坚定了他们走强化信息化建设的决心,电子合同上线被加速提上日程。目前,法大大和山东某大型药企的合作已经渗透到包括采购、人力资源的多个场景,其中,山东某大型药企官网的电子采购入口,就接入了法大大电子合同,在有效保障交易快速达成的同时,实现信息透明化。

另外值得一提的是,前几年已有某些金融机构找到法大大对其业务流程进行信息化重构,并引入实槌系统进行证据保全。这一布局让这些金融机构在疫情期间享受到了巨大的竞争红利。当所有银行线下网点都无法正常营业时,这些机构借助业务线上化保障了60%以上原业务不受影响,包括很多本来只能在柜台上办理的签约业务,例如信用卡办理、理财产品投资等等。

除去这些显而易见的价值,金融机构更关注的是信息化改革是否符合银保监等监管机构出台的新规要求,比如企业如何自证线上业务的操作人就是当事人;如何证明操作是基于当事人真实意愿的行为;若事后出了纠纷,当事人抵赖时,金融机构如何提供完整的电子证据链条证明业务合规、有效……这些问题,在线下也许可以通过现场录音、录像进行证明;而在线上,由于电子证据无形、易篡改的原因,金融机构的自证则变得困难很多。

“我们需要的变革”

2008 年奥巴马凭借竞选口号:“我们需要的变革”,一举击中深陷金融危机旋涡中美国民众的痛点。每到时代转折点和经济疲软期,企业们被强制慢下发展的步伐,思索到底怎么维系自己的竞争地位?到底怎么降本增效?到底怎么事先预测风险的发生?

一直以来,法务们都认同电子合同、电子数据保全、区块链存证等等技术手段,远比纸质合同或者专门的档案室存储保管形式更安全可靠、更合规,且可溯源。但为什么技术早已成熟,企业法务部还是没有铺天盖地地引入相关的系统呢?

核心原因不在系统的功能、不在立法的空缺、不在佐证的判例,而在于法务内心对变革的抗拒、对一切不确定事物的抵制。可是,都 2020 年了,法务们应该主动变革。

1、《民法典》已经在法典高度明确了电子合同效力

电子合同和电子存证的法律地位,在很多司法文件中星星点点都有提到,可惜法务同行们一直质疑这些司法文件是否会在诉讼过程中真的得到法院的支持和认定。

比如 2019 年,《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第九十三条,明确了电子证据真实性的判断规则;第九十四条,明确了第三方平台、公证处提供的电子证据的效力; 2020 年,《商业银行互联网贷款管理暂行办法(征求意见稿)》,银保监会要求商业银行互联网贷款应当使用电子合同;

直到新颁布的《民法典》,以又一个新的高度明确了电子合同的效力,确立电子合同合法地位;对电子合同的书面形式属性、成立条件、订立时间及地点做出明确规定;明确电子合同订立及履行的特殊规则,明确以签收时间/电子凭证生成时间/进入特定系统,且可被检索识别的时间为交付时间。

第 469 条当事人订立合同,可以采用书面形式、口头形式或者其他形式。书面形式是合同书、信件、电报、电传、传真等可以有形地表现所载内容的形式。以电子数据交换、电子邮件等方式能够有形地表现所载内容,并可以随时调取查用的数据电文,视为书面形式。

第 491 条当事人采用信件、数据电文等形式订立合同要求签订确认书的,签订确认书时合同成立。当事人一方通过互联网等信息网络发布的商品或者服务信息符合要约条件的,对方选择该商品或者服务并提交订单成功时合同成立,但是当事人另有约定的除外。

张霖相信在不久未来,通过包括法大大在内的各大相关机构的努力,尤其是与法院、仲裁机构的互联互通,会推动更多基于实际业务场景的立法及落地。

2、试想一下,更高效、采信率更高的举证途径?

《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》对电子数据作为证据予以认定,从“如何判断真实性”的角度作出了原则性规定,完善了电子数据证据规则体系。特别对于中立第三方平台记录和保存的电子数据,经过公证机关公证的电子数据真实性予以推定确认:如果没有相反证据,可直接认定其作为证据的真实性。

实际上,“实槌”目前已和武汉仲裁委员会、海南仲裁委、宁波仲裁委等 10 家互联网仲裁委及多所互联网法院、公证处实现合作,构建多元的线上争议解决通道。其中在线仲裁部分,可以做到“立案-审理-裁决-结案”的全线上快速处理,一般只需要 18 至 45 个工作日即可完成整个网络快速仲裁流程。

简单来说,“实槌”保全首先是能够主动、实时公证取证的证据保全系统;其次是具备快速、高效、稳定、多元化争议解决通道的对接能力,包括互联网诉讼、在线仲裁以及网络赋强公证的系统对接;最后是拥有专业法律服务的委外执行系统。

“实槌”可以实时记录业务的数据交互,在业务的每一个关键节点上面,系统都自动进行公证保全。这样经过公证和司法鉴定的证据,在法院及仲裁委处的采信率高达99%以上。同样,经过公证保全的数据,在出具电子公证书、执行证书时也可以追溯证据来源。

一旦产生争议,“实槌”保全系统能够通过快速裁判系统实现一键立案申请,即在线完成案件的仲裁申请或者在线起诉,也可以通过对接公证处,一键申请出具电子公证书以及执行证书。

以国内某巨型机械融资租赁企业为例,过去该企业使用纸质合同文件的时候,不但签署合同周期长、客户体验差,而且在产生纠纷的时候还面临举证难、官司慢、证据链认可程度不一、周期长、成本高等难题,需要经过冗长的法律流程、耗费高额的成本才能够进行维权。

经过一轮调研之后,该企业开始使用法大大电子合同系统以及“实槌”保全系统。一方面电子合同系统使得融资租赁类文件的签署实现线上全流程处理,彻底解决了合同签署的合规性、真实性及意愿性要求 。另一方面“实槌”保全系统使得此类电子证据更符合司法机构认可的证据标准,在多方保全出证的情况下,不但提升了企业运营的效率,还有效降低了企业法务工作的综合成本。

3、如何应对司法体系对大型企业方更高的举证要求

企业越大,责任也越大。当商业流通中小关联方与其发生纠纷的时候,当企业内个体员工就劳动争议发生冲突的时候,法院会平衡双方的优劣势地位,尽可能地保护弱势群体。

这么看来,其实企业越大,法院对企业在举证责任上的要求会越高。

比如,面对供应链相关的案件,法院需要企业提供完整证据链资料,传统的纸质材料还有公证和鉴定印章的繁琐流程,若是线上平台,则可完美举证。企业可为相关方分配账户,要求相对方必须在其线上电子合同平台上签署供应链相关合同,这些操作动作都被完好保存在企业服务器日志中,不可篡改,具有可追溯的证明效力。

再比如,员工的劳动合同签署、学历验证、请假、提交病假证明、参加培训的纪录、提交离职申请等等人力资源管理流程,都可以留存在线上平台,以保证在发生劳动争议时,企业有充分的举证能力。

再比如,对于监管等级较高的金融领域,张霖建议在“姓名+身份证+银行卡号”基础上加上一个活体的检测,也就是人脸识别,这样整个过程更加严谨。

针对于众多企业担心的个人信息收集流程繁琐、客户体验差的问题,张霖表示,其实企业过往一直在做个人信息采集工作,只不过发生在线下罢了,这也是企业用人管人的基本权利。只不过现在线上化的收集过程,配合当下互联网信息泄露的新闻,让很多人产生一个错误的联想,就是企业在线上获取的这些员工或消费者的信息有巨大被泄露的风险。其实,大型企业自有一套严密的数据保管策略,企业都会有相应的档案,但是不会去进行相应数据的对外输出,在一个授权是最小安全度的范围内使用。

4、大家都在说的合规,其实是一系列动作的达成

2020 年,每个企业都在谈合规。合规是以预防纠纷作为目的,是一种事前的预防,为的是把风控掐灭在萌芽状态。我们企业需要构建一个完善的合规模型,一个可以在开展正常业务之前,就为业务做好充分的风控措施,全过程记录业务的信息流,落实证据固定。

比如:在一些纠纷的高发环节,自动化发送短信和邮件实现通知触达,最好还以URL的形式实现与对方的互动,强制对方必须留下行为动作,这样在后续纠纷过程中,证据链完整,且公信力较高,很容易被法院和仲裁机构支持,大大提升诉讼效率。

某 500 强制造集团在销售、采购业务版块采购了法大大电子签,帮助集团彻底打通各地分公司信息化采购的最后一环,实现采购过程全线上化。集团采用电子签以后,采购周期由以前的数周缩短到 1 周内完成;签约成本降低90%以上,签约效率提升 30 倍以上;借助电子合同的严格风控措施,有效解决合同签署合规性、真实性及意愿性要求 。

某中国房地产 50 强在认购、营销场景中采购了法大大电子签+实槌服务,帮助他们将认购耗时从 1 小时缩减至 10 分钟以内;认购签字从数十个缩减至数个;同时保障了线上认购业务的全流程合规性,增强了客户线上签署的意愿,大大提升了客户满意度。

数字化浪潮带来的变革,并非惊涛骇浪、一蹴而就,常常是顺势而为,润物无声。当大家有一天发现很多新的手段、新的技术、应用渗透在生活和工作中时,才惊讶发现原来巨大的变化早已发生。

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