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法大大梅臻:电子签名如何成为企业合规管理的基础工具

2021-10-20 17:22 · 稿源:站长之家用户

近期,开言第六季·待时乘势成功在深圳落幕, 13 位讲者向现场的 300 名观众分享了他们对法律行业的观察、理解和思考。法大大联合创始人兼首席法务官梅臻律师,现场演讲「企业合规与电子签名」,与我们分享了科技如何助力企业合规。以下是现场实录。

法大大作为一家法律科技公司,是一个相对比较另类的存在。我们两位创始人都是来自律师行业,可以说是法律人跨界到科技领域做了一家互联网公司。

法律科技,重点在科技而不在法律。很多法律科技公司实际上做的还是法律的事,比如把线下的法律服务搬到线上。而我认为,一定要从技术的思路来解决服务的问题。因此,我们希望用电子签名这种高频的应用来带动各方资源对这个领域的投入,从而推动科技在法律服务领域的应用。

那么,今天我将从我们在做的电子签名服务切入,聊聊我对于科技助力企业合规的理解。

1、合规体系的建设框架

企业合规体系包含了三个方面:合规的对象是什么、为什么要合规、怎么合规。

合规的对象,包括了企业的内部和外部,既针对企业组织本身,也针对企业的领导与关键岗位,还针对外部的合作伙伴。

合规的“规”,不仅仅指法律,也包括各种制度、行业惯例、行业标准等。在企业的运作过程中,很可能不会与这些“规”完美契合,总会有所偏离。而之所以要进行合规,就是要对这些偏离的、不契合的地方进行评估,避免企业之后产生更大的风险。

如何合规,涉及到各方面的合规手段以及诸多管理要素。而更重要的,是合规体系的落地执行,包括制度体系建设、授分权体系建设以及技术体系建设。

事实上,信息技术是合规体系落地的载体和基础工具,而电子签名/电子合同是合规体系建设所需信息技术的重要组成部分。

那么,电子签名/电子合同系统在企业合规体系构建中到底起到什么样的作用?

举个例子,公司领导作为合规对象之一,体现其管理权威与管理权限的一个重要方面就是签字,而电子签名把原来的手写签名或者盖章变成了电子形式,实现全程留痕,具有更显著的合规优势,也是合规技术体系中的基础应用之一。

2、电子合同产品体系构成

从 2005 年中国电子签名法正式施行,到 2014 年底法大大成立时,中间约 10 年的时间里,电子签名很多时候都是在企业内部使用,应用场景是封闭的、局部的,面向的用户也非常少,不太会涉及到法律问题。而电子签名真正涉及到法律问题,是在企业对外应用,比如企业和企业之间签署合同的过程中。为了帮助企业解决这些问题,需要法律科技公司具备一系列技术能力。

比如,为了证明文件是由谁签署的,需要做实名认证;签署后的文件要进行管理,又涉及到不同主体之间协同编辑的问题;合同管理的过程,需要进行数据的提取分析,合同的管理系统需要和企业的OA系统、客户管理软件等打通,这又涉及到内部的信息联通问题;而一旦发生纠纷,就涉及到如何向法院证明电子证据的效力问题,因此,我们在行业中率先推出了出证服务。

表面看起来,电子签名似乎只是一个工具、一项技术,实际上却贯穿整个企业的管理流程,甚至可以对外应用,串联起企业及其上下游供应商、各个相关组织体,甚至跟司法机关产生连接。

电子签名既是一个技术工具,也是一个支点,可以撬动法律服务跟技术的结合、人机互联的一个支点。

因此,我们在做好电子签名的同时,也在继续探索,如何运用更多智能工具实现技术跟法律深度的结合。

我们的产品服务矩阵,包含了实名认证、印章管控、电子签名、证据保全等模块,适用于采购供应链、销售、人力资源等企业内外部场景。而要做好这些产品,一方面需要具备各种技术能力,另一方面也需要和一些外界机构进行合作。比如实名认证环节,需要和很多数据库打通,如人口信息数据库、工商信息数据库、通信运营商系统等。

3、电子签名/电子合同的优势

电子签名/电子合同的应用,有这么几个优势:

1)实现可靠的数据保障

近年来数据保护、数据合规,成为了律师服务的一个显著增长点。越来越多的企业开始注重数据安全与隐私保护问题。

我们的产品对电子合同数据进行了多重加密存储。从电子合同签发、传输、存储过程中采取高强度加密技术,确保合同文件仅对本人可见,其他任何人都无法查看到合同内容。同时采用两地三中心备份机制,金融级防护确保文件信息安全,杜绝合同泄密、丢失及损坏。

2)有效的身份鉴权

通过对接公安部、市监局、银联、三大运营商系统,提供人脸识别、身份鉴权等多种实名认证方式,以快速锁定签约主体真实身份,确保真实意愿和真实身份进行线上签约。

3)更严谨的用印安全保障

电子章具有天然防篡改特性,通过线上用印流程管控、印章防伪技术、用印管理全流程追溯等方式,有效避免萝卜章、“抽屉”合同情况发生。同时我们也结合印控仪等工具,对实体章进行物理上的控制,实现线上线下的用印安全。

4)一站式的存证举证

对接公证处、互联网法院、仲裁委、司法鉴定中心、CA机构等多家公信力机构,保障合同签署的同时,同步相关的司法公证机构做公证监督与存证;结合可信时间戳、哈希值校验等技术保障签署后文件未篡改,将交易流程固化存证并提供可靠追溯手段。

我们与公证处合作推出的实槌系统,主要用于数据的存证保全,可以出具相应的公证数据保全报告。

5)灵活的场景适配

电子签名/电子合同的应用场景和应用行业非常广泛,目前我们的产品已经灵活对接金融机构业务系统,可通过手机端、PC端、iPad端一键在线签署合同、授权书等,实现客户足不出户远程办理线上金融业务。我们也希望和律师们一起,在企业的合规管理中更多地适用电子签名。

目前已经有很多咨询公司、会计师事务所找到我们,他们希望在给客户提供解决方案的同时,也提供包括IT系统在内的落地工具。我认为这将成为未来电子签名应用的重要场景,法律服务应当也是如此。

4、电子签名/电子合同在企业信息系统机构中的地位和作用

总结起来,电子签名/电子合同系统是企业信息系统的底座,是企业信息化建设的基础设施,也是企业合规管理的基础工具。

在一个大型集团里,电子签名系统可以应用于集团的技术中台,作为一项基础能力,支撑起个人认证、企业认证、电子签章、OCR识别、证据保全、人工智能、物理印控等功能组件,供企业各个业务中台、数据中台进行调用。

而对于没有自己的IT系统的中小型企业,电子签名也可以成为一个单独的基础应用,中小企业可以使用我们的官网和APP来直接进行文件的签署。电子签名对于不同体量的企业的不同场景,都可以进行灵活的适配。

另外,电子签名技术本身可以嵌入到企业的各个系统里面。比如,传统的企业OA系统,合同审批完了之后进行签署,必须打印出来,盖章、寄送。而当电子签名系统嵌入到企业的管理系统后,合同审批完了就可以马上进行签署,能够极大地提高企业运作的效率与效益。

5、电子签名的法律保障和政策推动

电子签名技术的应用离不开法律的推动。 2004 年颁布的电子签名法,其实很少引起法律人注意,但 2014 年以来,随着电子签名的推广应用,无论是民法典、民事诉讼法,还是一些司法解释,电子签名的法律保障越来越完善。

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特别是 2019 年以来,尤其在疫情影响下,国家多个部委都发布文件,提倡应用电子签名和电子合同。比如以往在房地产领域是不能签电子合同的,现在也鼓励使用房屋交易电子合同。

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在法律保障和政策推动下,电子合同在各个行业领域的应用越来越广泛,这也应当引起法律人的重视。

6、金融行业涉及合规的具体规定

举一个具体的行业的例子。

目前金融行业有大量对于电子签名及存证取证的需求,比如银保监会发布的《关于规范互联网保险销售行业可回溯管理的通知》,实际上是要求互联网保险销售可以被全流程溯源,并且销售记录可以被监管机构、司法机关所查验。

因此,保险机构作为平台数据提供方,如何将无形易篡改的流程数据固化成可被查验的电子证据,如何确保提供的电子证据客观公正、可自证清白,将会是保险机构需要解决的一个重要课题。

银保监会《商业银行互联网贷款管理暂行办法》,也明确商业银行应当针对互联网贷款业务建立全面的风险管理体系,加强风险数据和风险模型管理。而互联网贷款的多个流程中,都可能应用到电子签名。我们所推出的实槌系统,既可以做取证,也可以延伸进行电子证据管理、案卷管理,这对于商业银行来说是很有必要的。

实际上,我们的电子签名业务可以贯穿金融业务流程的始终,从实名认证到合同签署再到证据保全,能够和诉讼端进行无缝连接。

7、电子签名在各行业涉及合规的具体应用

我们来看几个具体的应用案例:

这个案例中,前端使用了我们的电子签名和实槌保全系统,中后端对接到公证处和仲裁委,通过网络仲裁的方式来处置债权。

在这个场景中,由于节省了前期整理案件收集证据的时间,实际上帮助律师提高了效率,对于企业而言,也省下了许多成本。

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在南平农商行信用卡案例中,我们通过应用实槌保全和类案在线诉讼,显著提升了借款人的还款意愿和还款效率,也缩短了诉讼周期。

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时代中国作为一家房地产公司,是我们在房地产领域应用的典型案例。本案例中,通过系统主动获取完整证据链并出具公证证据报告,并实现自动化管理,极大程度降低人工参与程度;且实时记录用户隐私数据的授权、调取、使用全流程,破解企业难以自证数据滥用的情况,达到监管要求,大大降低⻛险。

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本案例是电子签名/电子合同在劳务外包合同签署场景的应用,通过实槌保全+类案网裁,能够实现案件的批量处理,缩短处置周期,节约成本。

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本案例中,齐鲁制药是制药行业一家比较大的企业,对于合规的要求非常高,我们通过电子签名和实槌保全系统,帮助他们实现业务数据的可溯源,使其符合监管要求。

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最后——

截至 2021 年第二季度,法大大平台共签署 56 亿份电子合同。如果把这些电子合同换成传统纸质合同,打印这些合同需要消耗 237 万亩森林资源,管理这些合同需要花费76. 71 亿元人力成本、 16 万年时间成本。

无论从合规需求还是节约资源的角度,电子签名/电子合同都是大势所趋,我们期待更多的法律人能够参与到这个过程中,推动电子签名/电子合同惠及更多主体。

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△法大大联合创始人兼首席法务官梅臻律师

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