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解决方案丨法大大电子签,让采购管理更高效、更智能

2023-09-27 09:21 · 稿源: 站长之家用户

数字化浪潮来袭,各行各业都在积极拥抱数字化转型,采购作为公司流程中的重要环节,电子签的运用可以大大提高采购的效率和合规性、智能性,赋能公司实现降本增效,助力智慧采购体系的建成。

政策导向,采购数字化升级势在必行

近年来,国家工信部等部门陆续颁布了《企业数字化采购实施指南》、《关于推动工业互联网加快发展的通知》等推动数字化采购的相关政策。同时,在疫情的推动下,数字化采购技术在大中型企业采购领域中得到应用。根据咨询公司披露的数据显示, 2019 年中国企业数字化采购的市场规模为112. 4 亿元,到了 2022 年市场规模将突破 200 亿元。社会环境驱使、国家政策推动,企业采购向数字化发展已是大势所趋。

● 2017 年 2 月,国家发改委、工信部等 6 部门印发《“互联网+”招标采购行动方案(2017— 2019 年)》,引导各类市场主体积极参与电子招标采购平台体系建设运营。

● 2019 年 1 月,《中华人民共和国电子商务法》正式施行,明确了B端经营者和电商平台的责任,加大监管力度,促进电商行业更加规范有序地运营发展,也有利于电商采购平台提高自身服务质量。

● 2020 年 7 月,国家发改委等 13 部门发布《关于支持新业态新模式健康发展 激活消费市场带动扩大就业的意见》,推动完善电子合同、电子发票、电子印章、电子签名、电子认证等数字应用的基础设施,为在线办公提供有效支撑。

数字化时代,传统采购面临新挑战

1、供应商管理分散

缺乏供应商数据的集中管理,供应商信息无法及时共享互通。同时供应商认证管理体系缺失,导致资质认证标准不同,存在很大的管理风险和漏洞。

2、采购过程复杂、不透明

采购需求、采购立项、采购招标、采购合同刚签订、合同执行整个采购过程涉及的人、物、信息很难统一管控,不同的采购类目经常对应不同的管理规范,整个过程外部参与者很难完全掌握,过程信息做不到阳光透明。

3、采购文件繁多、传递困难

采购过程文件包括采购招标公告、招标文件、中标通知、采购合同、采购订单、对账单、物流单据等大量需要盖章或邮寄的文件,重复工作量大,时间周期长。

4、供应商签署难、风险大

需要与外部供应商信息交互的环节多,依靠传统传递邮件、文件的方式双方协同效率低,文件需多次传递,对方接收人身份、流转情况也无法核实,存在篡改、丢失、私盖、萝卜章等风险。

电子签作为企业数字化转型的重要抓手,在销售场景中,也有着广泛的应用场景,目前,法大大电子签作为国内领先的电子合同签署平台,已经被广泛地运用到了企业的采购场景中。

(企业数字化采购签约场景全图)

多场景覆盖,让采购更加合规有效

场景一 采购招投标平台签署场景(以某集团企业为例)

面临的挑战:

●内部拥有子公司需要采购,外部供应商异地众多;供应商分散,签署周期长,无法快速锁定采购价格;

●签署量大,纸张及快递成本高;

●内部签署主体多,用印管控难。

解决方案:

借助法大大电子签章服务的成功实施,实现集团招标书、采购合同从纸质合同往电子合同的顺利过渡,法大大电子签章服务将为宝能城发带来全新的采购模式,加快集团与内部子公司及外部供应商的采购进度。

价值收益:

●彻底打通信息化采购的最后一环,实现采购过程全线上化;

●采购周期由以前的数周,缩短到 1 周内完成;

●签约成本降低90%以上,签约时间提升 20 倍以上;

●借助电子合同的严格风控措施,彻底解决企业劳动合同签署合规性、真实性及意愿性要求。

场景二 B2B电商平台订单签署场景(以五阿哥为例)

面临的挑战:

●供应商和采购商分布全国各地,交易周期较长;

●企业类型繁多,无法确认参与交易企业的真实性;

●合同签署采用纸质模式,无法实现整个B2B互联网采购模式的闭环。

解决方案:

借助法大大电子签章服务的成功落地,实现五阿哥钢铁交易平台纸质合同往电子合同的顺利过渡,确保业务的有效完成。法大大电子合同助力五阿哥电子商务有限公司对于交易过程中的合同签署流程的安全性把控、合规性把控和业务灵活性。

价值收益:

●全线上链接供应商与采购方;

●交易周期大幅度缩短,提升整体业务效率;

●全线上化模式,彻底解决B2B采购模式“最后一公里”问题;

●满足多方用户群体对于交易合规性、真实性及意愿性要求 。

场景三 供应商采购合同签署场景(以某集团为例)

面临的挑战:

●内部拥有超过 100 家子公司需要采购,供应商为超过 100 家的内部工厂+超过 7000 家的外部供应商;供应商分散,签署周期长,无法快速锁定原料价格;

●签署量大,纸张及快递成本高;

●内部签署主体多,用印管控难;

●Ariba系统,不支持调用外部接口,改造难。

解决方案:

借助法大大电子签章服务的成功实施,实现益海嘉里采购合同签署从纸质合同往电子合同的顺利过渡,法大大电子签章服务将为益海嘉里集团带来全新的采购模式,加快集团与内部子公司及外部供应商的采购进度。

价值收益:

●彻底打通信息化采购的最后一环,实现采购过程全线上化;

●采购周期由以前的数周,缩短到 1 周内完成;

●签约成本降低90%以上,签约时间提升 30 倍以上;

●借助电子合同的严格风控措施,彻底解决企业劳动合同签署合规性、真实性及意愿性要求。

场景四 采购仓储物流场景(以国药物流为例)

面临的挑战:

●原有签约方式为线下签署,客户经理无法及时获知派送和签收情况。线下签署无法避免客户同事或配送人员代签;

●采用电子签后,配送员发起电子签收单给到客户指定人签署,提高了管理效率和签署效率,避免代签情况。

解决方案:

●山西国药物流,提供APP和微信小程序,供国药物流配送人员登记填写药品实际签收信息,发起签收单线上签署;

●药品购买方收货人员,登录国药物流APP或微信小程序,查看待签署药品签收单,核对签收信息无误,确认签署,接收签署短信校验码并回填,完成药品签收单签署;

●国药物流和药品购买方,可以通过APP或微信小程序查看下载签收单文件。

●送货司机通过科捷物流司机APP,生成签收交接二维码;

●收货人手机扫描二维码,查看物流电子回单,首 次登录需先认证;

●收货人核对签署单信息准确无误后,确认签署,输入短信验证码完成电子回单签署;

●承运方可通过科捷物流管理后台实时查看管理电子物流单据。

场景五 供应链金融签署场景(以某银行分行为例)

银行按揭是某制造企业最重要的信用销售方式之一。其通过与银行合作,为终端客户提供个人客户按揭、法人客户按揭和二手设备按揭服务。

整体方案的价值收益:

1. 优化供应商管理:

●实现供应商集中管控、统一认证准入规范,降低供应商准入环节风险。

●在线化标准化实名认证产品确保供应商管理线上化、平台化,实现流程驱动业务。

2. 简化规范采购流程:

●加速内部审批、提升采购流转效率、实现全流程自动化,减少自身库存,降低业务流程复杂度。

●各业务流程可做到有证可查,全程可追溯,实现企业阳光采购。

3. 提升文件流转、签署效率:

●采购过程文件均可根据预设模板自动生成,通过电子文件打通各个系统,文件流转全程线上化。

●在线文件签署,无需邮寄等待,节约快递、文件管理成本,大幅缩短签约时间,提升合同管理效率。

4. 便捷签署、安全签署:

●在线文件、信息协同提高供应商信息交互效率,签署便捷有效。

●有效、准确地在线协同体验,减少事务性工作,减少人为差错,提升签署安全。

未来,法大大将持续以法律科技为依托,凭借新一代数智化签约管理平台的强大产品能力,助力企业采购实现有效增长。

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