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致远互联电子合同解决方案 打造安全、快捷的签约新模式

2020-11-10 10:48 · 稿源: 厂商

目前,中国正在进入数字经济3.0时代,这是一个通过“智能化”驱动人类社会发展的时代,因为智能化是以网络、物联网等连接技术为基础,通过规模化的数据分析形成自动化模型,再结合人工智能等技术,满足人类的各种需求。所以进入这个时代,全国各地都在加快5G网络等新型基础设施建设进度。因为有了网路通讯的基础设施,才有可能将以前积累的数据形成大规模的海量数据,由量变引发质变,形成足够智能的各种数据模型。

新型基础设施建设的同时,企业开始着手进行数字中心建设,从业务模块的连接集成,数据的汇集整合管理,到上层业务创新,每一层面都在进行着改造甚至重构,目标只有一个,那就是将业务全部在线化,将原先业务链条断裂的部分迅速补齐,搜集缺失数据,利用原有数据,形成行业大数据,建设成为用数据驱动业务的数字化企业。

在梳理企业管理和业务链条的过程中,很多业务都存在着因业务链条断裂导致的数据链条断裂的情况,甚至本应完整的业务场景中,数字化转型的“最后一公里”挑战随处可见,合同管理就是最典型的一个。

合同业务属于在企业中高频发生业务,但在实际管理过程中却存在很多不方便的情况。比如曾有客户倾诉,他们公司在北京,人在广西,广西客户需要盖章的文件,而且很急,但公章在北京过不去,最后连夜发了航空急件,折腾了一整天才盖上章。当然,以前这种麻烦还只是体现在“费事、费时”,效率低点但总能办好。但是随着疫情的出现,人们的行动力受限,这种高频业务再采用这种传统的管理方式便出现了“不能办理”的情况,严重影响了企业发展,因此越来越多的合同和文件签署场景从线下转移到了线上,电子合同迎来第二波发展热潮。

其实在上世纪九十年代便出现了第一家CA机构,但因当时互联网技术未在合同领域成熟应用,导致电子合同在2014-2018年才迎来第一波热潮。现在因为疫情的出现,推动了远程办公的发展,作为远程办公中重要的一环,电子合同需求激增,也就有了第二波热潮。法大大作为一家电子合同厂商,其产品、客户、 服务模式一定程度上反映了第三方电子合同领域的发展趋势。2020年下半年,致远互联和法大大一起,推出了电子合同解决方案,实现合同全流程线上处理,在确保合同合法可靠的基础上,降低合同签署成本、提高企业业务效率。

电子合同解决方案通过四个方面,循序渐进补齐合同管理的断层和短板。首先通过电子签章将合同签署的最后一步拉到了线上;第二,在签署过程中支持多方联合签署,企业中的绝大多数的需求场景都被覆盖;第三,该方案完全契合了移动时代的碎片化的随时随地的工作需求,支持PC端、移动端多端操作;最后,通过可靠的数字证书,来保证合同管理的安全可靠,为企业守护契约精神,持续提升行业竞争力。

下面,我们就分别来看下吧。

一体化流程管理保证合同管理全过程在线

根据行业政策和运行流程,合同/文件签署的全链条服务包括四个主要部分,分别为合同签署、证据保全、合同管理和争议解决。可以这样说,合同签署是后面三个部分的基础,只有合同签署过程实现了全部在线化,后面几项在处理过程中才有据可依。比如在证据保全时,保全的是合同相关和信息、附件、更改凭证等信息,只有将这些信息线上管理,操作留痕,才有保存的可能。另外,留存的合同信息或者说是证据,只有盖上企业合同专用章后,当事人双方协商内容才能具备法律效力,证据才有意义,因此可以说实现了合同印章的电子化管理,才能真正实现电子合同管理的最后一公里。

致远互联和法大大合作的电子合同解决方案,支持合同从拟稿、审批到签署的一体化管理,可实现合同审批修改、合同定稿、合同签字、合同盖章、证据链存证、合同归档的全过程线上电子化合同服务链。签署流程在设计态即以“发起签署”的包含法大大签字、法大大签章、法大大外部签署的连续节点为限制,不允许分支和嵌入非签署的一般审批节点,保证了合同传递和签署过程的规范性,大幅提高合同传递和签署效率。

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电子合同签署流程

多方联合签署实现多场景合同签署需求

在企业的实际业务中,存在很多合同场景。比如采购合同、物流合同、人事合同、工程合同、销售合同等,不同的合同场景签署形式也不相同。比如人事合同,只要企业和个人双方签订即可,而销售合同、采购合同等类型中,有的需要多方签署。以采购合同为例,我们都知道采购物资需要运输才能到购买方手中,而供应商有可能找第三方运输公司运输,因此承运合同需要企业、企业的供应商、运输商三方签署,来让各自的需求、义务生效。多方签署合同是企业比较复杂的合同签署场景,也是常见的签署场景,只有支持这种签署场景,电子合同才能真正为企业服务。

致远互联合同管理支持内外部多方签署,包含与供应商、物流等外部相关企业之间的交易合同,人力资源相关的劳动、社保类文合同,以及企业内部的审批和证明类文件。这些需求可实现产业链上下游多方企业,或者个人参与合同签署的场景,例如购销合同、外包合同、服务合同等;可实现需要组织内多个单位,或者个人进行签署的场景,例如人事合同等,满足企业中存在的多种类型的合同签署需求。

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内外部签署设置

多模式合同、多端操作方式 提高签署效率

近些年,随着国家互联网+战略的实施及移动互联网的快速发展,以及企业为了突破地域和时间限制,实现随时随地的工作需求,将碎片化时间转化为有效工作时间,越来越多的业务都需要在移动端实现。而且移动端的应用场景绝对不是PC端业务场景的延伸,而是具备符合移动工作模式的完整闭环场景。比如致远互联和法大大联合打造的电子合同解决方案的移动签署方式。

电子合同解决方案中移动终端一般用于展示电子合同或者整合一些身份认证的功能,实际上仍然是在服务端完成电子签名,即用户在移动终端通过一些身份认证手段登录之后,浏览电子合同的内容,点击页面上的按钮,将签署的请求发送到服务端,服务端完成电子合同的签署。如果在多方签署场景中,还没来得及将外部签署方纳入到管理体系怎么办?没关系,致远互联电子合同解决方案支持短信签署,即外部签署方通过短信接收签署信息,并完成签字和盖章,再将签署结构提交到服务端。签署过程中的安全问题也完全不用担心, 所有签署均会通过短信模式结合实名认证信息(手机号)进行签署意愿确认,以确保安全。

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PC端签署和移动端签署

安全可靠的数字证书 为企业守护契约精神

通常,我们所看到的电子签章除了签章外观部分(签字或盖章外观),其真正有效的部分是隐藏于外观后的数字签名,包含了签署身份信息、数字证书、合同内容摘要等关键信息。因此,制作电子签章只复制签章的外观是不具备有效性的。根据《电子签名法》规定,经可靠的电子签名签署的电子合同与手写签字或盖章的纸质合同具备同等的法律有效性。什么样的电子签名比较可靠呢?只有以身份认证与信息加密技术为核心的技术才能保证电子签名的可靠性。

致远互联电子合同解决方案,采用有效技术确认签约主体真实身份、防止文件篡改、精确记录签约时间。在合同签署过程中,通过包括实名认证、数字证书、签署意愿验证、实槌保全、区块链存证等技术实现电子合同的高度安全可靠。

电子合同管理过程是以单位为基本单元,进行准入安全、印章管理、印章授权、签署任务和统计,也就是说每个印章都归属唯一的单位,且只能授权给同单位员工。合同签署的所有相关方(单位和管理员)都需要进行实名认证,认证过程是与公安部个人身份认证系统和工商总局的企业信息系统连接,来确保企业与个人实名信息的安全可靠。这就像给每个单位都分配了一个独立的操作空间,绝对不会出现乱授权、乱签署的行为,彻底保证了电子合同签署过程的安全性。

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个人身份认证系统

以上介绍的只是致远互联电子合同解决方案的几个方面,电子合同解决方案会持续在这些场景的基础上继续延伸,嵌入到更多业务环节中。

未来,致远互联将践行互联网式开发模式,在协同应用的方方面面持续展开实践,打造信息化的最后一公里,为企业的数字化转型助力。相信这些具有极强应用意义的实践尝试,将为后续更多的方案丰富打开一扇新的数字化应用之门,为企业焕发新的活力,绽放新的光彩。

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