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500强企业晶科能源如何通过360亿方云企业网盘高效协同办公?

推广 · 2021-11-08 11:18 · 稿源: 厂商投稿

 能源化工是影响国计民生的支柱性行业,是我们日常各项工作和生活的基础与保障。随着能源化工行业的竞争日趋激烈,以信息化带动行业现代化,推动企业从管理到技术的革命,实现能源化工行业的产业优化升级,已成为能源化工行业应对国际化挑战的重要手段。

  随着能源化工企业的发展和业务规模不断扩大,大量的核心技术、专利、生产资料信息、重要客户信息以及财务数据等方面的文件生成,如何保障核心数据资源在安全可控的基础上高效利用,已成为能源化工企业亟待解决的信息化难题。

  大型光伏企业的“异地协同之痛”

  晶科能源控股有限公司(纽交所代码:JKS),是全球极具创新力的光伏企业,是全球为数不多的拥有垂直一体化产业链的光伏制造商,业务涵盖了优质的硅锭,硅片,电池片生产以及高效单多晶光伏组件制造。晶科能源在全球拥有 9 个全球化生产基地, 22 个海外子公司,销售团队遍布中国,英国,法国,西班牙等 24 个国家。

  像大多数企业一样,在过去很长一段时间里,晶科能源一直采用传统的办公方式,随着企业规模扩大,跨部门协作和异地办公已经成为员工的日常,晶科能源发现传统办公方式已经无法满足团队高效沟通协作的需求。

  ① 业务文件分散存储,缺乏统一管理

  晶科能源日常办公中涉及的文件主要包括3 种类型:

  1. 员工个人文件:工作经验、知识及重要文件的草稿;

  2. 业务系统文件:审批单、工程图纸、投资报告、工艺文件等;

  3. 其他公司文件:项目文件、合同扫描件、纸质文件等。

  这些非结构化文件数量巨大,大多存储在员工个人电脑、硬盘及个人网盘中,缺乏统一规范的管理。并且,其中还包括核心技术、专利、生产资料、重要客户信息以及财务数据等文档,一旦流失,面临的安全隐患非常大。

  ② 文件分享的及时性和安全性不足

  晶科能源在多地均设有办事机构,日常业务数据资料交互频繁,其安全性和及时性格外重要。传统文件共享方式如U盘、邮件、IM、个人云盘存在数据易泄露、病毒易感染、设备易丢失等风险。

  ③ 海外访问困难,专线价格高昂

  晶科能源的业务遍布全球,国内团队经常需要与海外团队协同办公,而传统的文件共享方式却严重影响企业办公效率:1.硬盘携带:效率低下;2.异地文件服务器共享:速度缓慢;3.企业专线:价格高昂。

  面对高昂的协作成本,晶科能源决定寻找一款安全高效的协同办公软件,全面提升团队工作效率,实现办公方式的升级换代。

  一站式管理文件云平台,解决非结构化数据管理难题

   360 亿方云为晶科能源打造一站式文件管理云平台——「晶科云盘」,包括内容集成平台、文件协作平台、数据管理平台。

  内容集成平台:统一、安全管理企业文件,实现企业知识的有效积累和安全保护;

  文件协作平台:建设上海、海宁、上饶等地独立数据中心,提高员工日常访问速度;

  数据管理平台:为文件从生产、传输、存储、分享、协作,直至归档的全生命周期提供安全保护。

  除了提升数据管理&协作能力之外,亿方云还解决了一直困扰晶科能源的海外加速难题,网页加载平均速度提升20%,文件上传下载平均速度提升85%。

  覆盖多元业务场景,全面提升晶科能源协作效率

  自上线以来,晶科云盘在集团内部的推进速度非常快,上线 6 个月时间内文件(夹)数据就已接近 400 万个。不管是线上协作、文件共享、移动办公、多级权限,还是文件存储管理,都为企业员工的工作带来了便利。

  场景1:移动办公

  员工出差时忘记带电脑,临时需要调用部门公共资料库中的文件。晶科能源之前采用的微软共享文件夹,只能在固定办公场所登录访问,并且无法在移动端使用。如遇紧急情况,只能让同事帮忙发送。

  而现在通过手机中的晶科云盘APP,员工们可以直接找到目标文件后分享给同事或合作伙伴。

  场景2:多级权限管控

  对于涉及项目重要信息的资料文件,为了防止信息泄露,需要对不同员工设置不同权限管控。以往晶科能源的分享方式只有一种文件权限,而具体员工发送给谁,下载后做了什么是无法追踪的。

  现在晶科云盘具有多级权限管控能力,可以针对不同文件夹独立设置权限,保证文件安全前提下实现各种协作需求。并且,每个协作文件(夹)均有操作记录,可以查看员工有哪些历史修改、分享记录,保护文件全生命周期安全。

  场景3:异地文件协作

  部门有个项目需要全国多地的同事共同配合完成,每个人负责一部分工作,项目结束后需对资料进行归集整理。不同地区的同事在各自电脑上完成文档编辑,然后通过线上会议同步进度,每当项目有调整改动,项目资料又得重新通过邮件发送。项目结束后,复盘时再跟每个负责人沟通资料。

  在晶科云盘上建立协作文件夹,并邀请相关同事加入协作。每当项目文件被修改时,云端实时同步,确保共享文件夹的各方使用最新的文件版本。

  场景4:在线协作办公

  由于晶科能源的业务遍布全球,集团内很多项目&工作经常需要线上沟通。传统的沟通方式需要在不同的工作群之间来回切换,重要信息很容易被其他聊天内容覆盖,并且回溯查看讨论内容时还需要摒除大量无用信息,耗时又耗力。

  晶科云盘支持针对单一文件进行评论,交流内容与文件内容强相关。一份材料的讨论需要谁参与时直接在评论中@ 对方。随着文件的不断修改和更新,晶科云盘会自动保存文件的「历史版本」,可随时追溯查看。当文件被误修改时,可一键恢复,无需担心数据丢失。

  小结

  在晶科能源业务线和企业规模扩张中, 360 亿方云助力企业文件云端集中统一存储、管理,打破信息壁垒,实现企业知识沉淀,提升企业内外部沟通、协作效率,获得了其高度评价。

  2006 年成立至今,晶科能源一直向全球客户提供高效、高质量的太阳能光伏产品,持续输送清洁能源,践行“碳中和、碳达峰”战略规划,助力并推动全球能源绿色转型。现在,晶科能源内部已经全面普及了晶科云盘,每天成千数万名员工都在通过晶科云盘展开高效、稳定、安全的协同办公。

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