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职场新兵破解采购管理“瓶颈”记

2020-09-04 11:34 · 稿源: 厂商

初出茅庐,毫无经验的海阳,一头雾水扎到了鸿志达公司采购大军的深海里,每天被上司吆五喝六。为大局着想,海阳气运丹田,忍了下来,可是完成上司交代的工作,并不顺利。怎么样控制供应商的质量?采购成本如何进行控制?采购风险如何避免?陷在庞杂的信息迷雾里,海阳连续好几个晚上辗转反侧,呆望着天花板不知如何是好......

(一)放飞焦虑:深入分析采购发展趋势与公司现状

折腾了几日,不愿做门外汉的海阳开始精心研究中国采购经理指数和当今形势。

2020 年 6 月份中国服务业继续改善,制造业采购经理指数、非制造业商务活动指数和综合PMI产出指数,分别为50.9%、54.4%和54.2%,均高于上月。服务业商务活动指数为53.4%,高于上月1. 1 个百分点,多数行业生产经营持续恢复。其中,交通运输仓储和邮政业、信息传输软件和信息技术服务、金融业处于59.0%及以上,业务量有所加大。随着生产生活秩序加快恢复,新订单指数为52.3%,比上月上升0. 6 个百分点,市场信心增强,服务业需求继续释放。

在全球经济形势略显上扬,还不容乐观的形势下,市场的优胜劣汰对企业的经营发展提出了更高的要求,向管理要效率、向经营要利润,是企业生存发展的唯一出路。对于企业来说,加强企业内部控制、降低内部经营成本迫在眉睫,规范采购,降低采购成本是其中非常重要的手段。

海阳开始观测行情,他发现,《中国企业数字化采购发展报告2019》显示,去年,中国企业数字化采购市场规模为 5900 亿元,同比增速高达64%,成为企业级电子商务发展新动力。《报告》预期,未来中国企业数字化采购交易规模还将进一步扩大, 2020 年有望过万亿元。

由数字化采购推动的数字化供应链体系反应更高效、组成更加多元,韧性更强,这倒逼产业链上游企业加快数字化转型,推动产业数字化时代加快到来。面对中国与世界的产业布局正以一波波数字化后浪引领的重要变化,海阳开始不再彷徨,而是变得心中有数,心中默念一定要未雨绸缪、从长计议。

夜深了,海阳还在拿着上司给的资料,研究鸿志达公司采购全貌,他发现鸿志达公司管理层有着宏图大志,但是各分子公司的采购业务是各拉大旗,唯我独尊。鸿志达总部远在京城,摸不清底细,更缺少制度护航。采购部时常上演 119 救火现实版情景剧,以至于采购成本居高不下,分公司的春秋战国版采购记,让采购总部调配乏力、头疼不已,远程监控更是难上青天。

(二)柳暗花明:集采是企业有力的内部管控手段

海阳随手翻了翻他手边几家供应商的宣传资料,几个字让他眼前一亮:东华软件厚盾集中采购平台?!

“厚盾集中采购平台可以实现企业供应部门采购管理由定性向定量、由静态向动态、由事后向实时的转变,使公司采购物流、资金流、信息流得以高度集成,为企业优化资源配置,加强企业内部控制,降低采购成本及采购风险、提高战斗力和核心竞争优势提供了有效的工具。” 海阳幡然醒悟,开始理解集中采购管理的方式是企业内部管理控制的主要方法之一,是企业降低经营成本、提升管理效率实现精细化管理过程中不可或缺的管理手段。

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东华厚盾集中采购平台图

让海阳觉得欣喜的是,厚盾解决方案中的集中采购、集中结算,使付款得到统一管理,易于稳定集团与供应商之间的关系,提高供应商供货的积极性,并可得到供应商售后服务方面的支持与合作,并避免了集团内各个企业为争资源而自行抬价,造成整体效益不利的局面。

通过系统可以实现集团对产品及供应商评价信息的管理,采购过程结束后可以对交易产品、供应商进行评价。此外,供应商可以从集采平台查看用户对于产品、供应商的评价情况,并及时调整商品及服务的质量;供应商也可以通过供应商自助平台,实时统计产品信息、订单信息、结算信息、评价信息,可查看商品的情况、订单的情况和结算的情况;可以直接对待发货订单和待结算发货单进行处理,自购管理功能。对于缺少供应商的产品购买,进行无供应商的产品购买功能,同样可以在统计分析中能和其他在网络平台中购买的产品进行融合。

将实时高效纳入麾下,包括供应商入围竞标结果信息确认流程、招投标评标结果信息确认流程、采购合同信息确认流程等三个关键环节信息确认流程管理;实现供应商供应产品的公开报价、投标价、合同签约价的自动归档管理,这让采购新兵海阳兴奋起来。

第一时间掌握供应商的品质状态,把采购风险隐患扼杀在摇篮中。不然问题都在后端才发现,到时就分身乏术,焦头烂额了。渐渐明晰的海阳,想起了上司最关注的大额采购管理,他对大额采购供应商管理自动归集,管理其累计历史数据,使分散的供应商集中起来,向阳光采购靠近。

更有意思的是,对供应商进行综合排名,排名靠后的供应商被列入黑名单。这无形之中,为降低采购成本扫清道路,促使供应商不断提高服务质量,也有利于更多优秀供应商,加入到阳光采购的队伍中来。

(三)博采众长:从最佳实践中汲取经验

这时,海阳也看了资料中很多相关的案例,看到最后,发现那家他出差时经常乘坐的航空公司也已经采用了东华软件的厚盾集中采购管理系统。该公司通过对五大业务流程的梳理,实现了与预算系统、电子招投标系统、法律管理系统、内部商城、报账系统、实物资产系统、OA、HR等 11 个业务系统的数据交互,累计开发 83 个系统接口,最终有效打通预算管理、合同管理、资产管理、报账管理、采购管理等业务环节的采购全生命周期闭环管理通道,效率倍增。

通过对采购业务流程的整合,避免采购各环节重复审批,同时也提高了采购效率,采购效率提高一倍以上,实现该航空公司全集团的集采统一结算,相关人力成本预计减少80%以上。让海阳心里底气十足的是:根据毕马威统计,集中采购提高议价能力后成本一般可以下降5%,目前该航空公司分散采购总金额巨大,系统应用后,随着分散采购向集采模式的转变,可预计降低成本上亿元。

(四)豁然开朗:对集采交易全过程管理

采购成本如何进行控制?采购的质量和采购风险如何控制?看着手中的厚盾集中采购解决方案,摆脱困扰多日的海阳,心中逐步有了答案,行动方案日渐清晰:

1、采购控制起点为预算,可以由预算为控制基础进行采购过程的事前控制,以实现控制成本的目的;

2、制定集中采购物资目录,以实现指定物资目录的集中采购,可以使企业采购部门用较大的采购量作为砝码,获取谈判的主动性,减少采购的成本;

3、采购的质量和风险来源供方,针对供方的规范管理是强化管控的基础,严控供应商的准入以提高供应商的质量,完善的供应商评价体系以便剔除劣质供应商,从而提供采购质量和控制采购风险的目的;

4、为企业建立自己的采购物资产品及服务准入目录、物资/服务准入产品库、供应商库、专家库、合同库等,通过技术手段实现有特定权限的信息共享。

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不知不觉,已经东方破晓。此时的海阳无比释然,因为他已经明白该怎样给上司交这张采购管理的答卷了......文/袁晓悦

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