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泛微统一合同管理平台,真正实现全生命周期的合同管理

2020-03-16 16:14 · 稿源:站长之家用户投稿

泛微OA系统帮助组织建立统一的合同管理平台,从合同模板,合同智能审批,融入电子签名的电子化签署,合同台账及后续的合同履行,实现从签订前、签订中,签订后的全程电子化合同管理。

并通过贯通业务财务数据,实现合同履行过程中对收付款要素的控制,提供对于合同拟制和合同履行全过程风险预警,真正实现全生命周期的合同管理。

纸质or半电子化环境下,一份合同的起草到签署往往面临着:

泛微OA系统合同管理解决方案

(合同和盖章的问题一直困扰着组织)

为了让更多组织实现真正“无纸化”办公,泛微为组织提供了具有法律效力的电子合同全生命周期管理:从合同内容起草、审批、存管到盖章流转都在一个OA平台执行。

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(泛微OA系统全程电子化合同管理系统基本结构)

泛微OA系统全程电子化合同管理实施亮点

一、合同签订全程电子化

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(合同全生命周期管理)

1、一站式处理合同,实现“事找人”

泛微OA的合同管理平台根据不同的岗位角色,提供了个性化的工作门户,将合同管理的处理信息从各个应用中抽取出来,分类组合之后,集中展现,形成一站式的合同处理中心。

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(高层-法务-财务合同门户)

2、起草合同有模板,规范文本避免风险

OA系统里把不同类型的合同模版录入备用。根据模板,可自动提取合同审批表单中的关键信息,自动填充到对应的合同模板,规范合同文本,避免风险。

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(合同模板)

3、合同文本内容在线编辑,修改有记录

支持合同文本的在线起草、在线编辑、在线签批,修改之后保留修改痕迹,并且自动保存为新的版本。确保合同从审批到用印整个过程的文件一致性。

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(合同在线编辑、签批)

为了确保合同文本的安全性,每次查看时,系统会动态打上水印,防止截屏。

4、合同审批自动合规检查,数据统一

合同的合规性关系着公司的利益,必须确保合同的财务条款、商务条款等要素是否合理。

智能审批小助手自动抽取合同管理规则与关联数据,结合外部的第三方征信信息,自动校验是否合规,提升合同审批效率以及防范签约方的风险。

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(智能合同审批小助手)

5、合同签订中,相对方资信实时查

为了帮助组织提高合作质量,在台账中可便捷地审查相对方资质,无论是客户还是供应商履约情况、诚信度都有记录。

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(合同相对方风险提示)

合同审批中,签约相对方的资信信息自动嵌入到合同审批的协同区。在审批过程中,可直观展现签约相对方的资信信息,防范交易风险。

6、合同签署电子化,全面无纸化

过去,合同签字、用印一直是卡在合同电子化管理路上的最后一环。

泛微OA系统为组织提供了安全、具有法律效力的电子合同签署服务,打通内部用印与外部签署,支持多种签署方式,让合同实现电子化签署过程。

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(内部用印)

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(手机短信签约渠道)

二、合同履约有保证,确保真实可靠

1、电子合同验真,保证合同法律效力

为了确保回传的电子合同的有效性,泛微OA系统能够实现快速甄别电子签章的真伪,即使使用不同厂商的电子签章,也可顺畅签署,确保具有法律效力。

2、合同防伪打印,确保纸质文件不可伪造

为了确保用印安全及合同有效性,泛微与电子签约平台集成,让每个电子章带有专属印记方便识别以外,系统还可以在文件打印输出时在文件右上角自动添加动态防伪码。防止打印后的纸质合同被人为抽页漏页,确保电子文件与纸质文件一致。

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(防伪页码)

3、合同风险实时预警,防止履约风险

供应商风险、未招标风险、成本风险等等影响着合同是否能够顺利履行。若是合同逾期、合同履约率低、结项率低等,势必会影响公司的利益。

泛微合同管理平台提供了风险规则自定义功能,能够自动识别合同审批以及执行过程中存在的相应风险点,并实时预警与提醒。

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(合同预警提示开启)

三、合同信息电子化,管理查询更方便

1、合同”电子名片”,信息集中

合同审批、签署完成之后,自动生成动态的合同卡片,合同相关的项目等信息自动聚合到合同卡片。

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(合同电子名片)

2、合同”电子档案”,信息快速查询

业务规模越大,涉及的合同就越多,如果全靠人工去分类、堆放在档案柜里,时间一长,找起来如同大海捞针。

现在,OA系统的电子表单就是企业的电子档案库,签过的每项合同系统都会根据所属机构、业务类型、签署时间一一分类,每项合同都有自己的专属编号。

不仅检索方便,每项合同内容还能智能关联业务流程,业务变则流程变,合同信息同步、精准,合同状态一目了然,方便对合同后续的履约管理,包括发票管理、收付款、变更管理等。

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(合同信息台账)

3、合同关联业财系统,数据智能关联

合同履行过程中,通过与业务、财务系统进行对接,实现合同相关的应收应付、订单信息、项目信息等数据协同,两分钟就能带你了解业务情况。

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(合同关联采购)

4、合同数据图表化展现,智能分析

泛微OA强大的报表功能,可为不同的用户提供可视化、自定义的合同数据分析,并且可以同异构系统对接,形成多元化报表。

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(合同数据报表)

四、移动端随时随地操作合同

在移动端可实现从合同的审批、用印到合同履约的全过程移动化。一条合同从起草、审核到盖章用手机几分钟就能完成,提高了合同的响应效率。

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(手机端灵活操作)

泛微OA系统全程电子化合同管理价值

1、合同全生命周期电子化管理,查找方便,提高企业合同管理效率和能力。

2、数字化分析与风险预警能力,提升了合同风险的防范能力,并且能提供数据支撑。

3、电子签约的形式,帮助企业规避物理印章使用风险,提高企业全程电子化的管理能力。

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