高效工作的信息搜集及管理术

2012-12-05 16:38 稿源:互联网的一些事  0条评论

本文转自Heidi格物志 的博客,作者微博:http://weibo.com/heidixie

写在前面

几个月前,团队邀我做次内部的分享,主题是如何有效搜索信息。这是因为平时工作中,我经常会分享一些专业学习文档,而这些文档的出现往往很及时,回应一些我们自己项目的困惑,所以大家会好奇我如何及时找得到那么专业且对口的参考资料。

这些资料有些来自网络搜索,有些却是来自我的“个人资料库”,它分门别类,容易检索,所以很轻易就能够翻出来示人。所以后来,这次分享便从“搜索术”,扩大为如何获取、整理各种信息的技能。 

这原来我认为是常识的东西,却在简单分享后得到好评。受到鼓励之余,我也明白了并不是所有人都明白有效的信息搜集及整理有多么重要,也并不是所有人,都掌握了行之有效的方法和技巧。故整理成文,做抛砖引玉之用。

一.信息搜集及整理循环图

如上图1所示,我认为“信息搜集及整理术”会包含三个关键阶段:

搜索:“找信息”——用各种搜索渠道快速找到所需的精准信息。

集成:“存信息”——简单来说,就是把你找到的信息,定制成为个人资料库,按照自定义的主题,分类存储在自己很方便访问的地方。

整理:“理信息”——信息单纯集成而不加整理,时间长了就会杂乱不堪,所以才会出现很多人自己的硬盘资料库已经塞满了,每当需要什么资料的时候,还是需要去搜索。定期对所集成的信息进行整理(归类,去重,留精,加可供搜索的标签等等),能够显著提升信息搜索效率。 

最初你需要一定的动力去尝试开始做这件事情,而一旦兴趣产生,再加以坚持, 这就已经成为习惯,和你密不可分了。

二.高效搜索术

2.1 建立你的主题关键词

建立自己关注的核心关键词是重要的一步。

如今我们遇到的信息量已经高速爆发,信息的种类和来源多种多样,信息的更新速度日渐加快。喜欢刷微博的同学都清楚,一旦进了微博,你就进入了无数信息和主题词的世界,通过一个消息到另一个消息,看来看去时间就消耗进去了。 

如果我们不设立一些主题,很容易陷入信息的汪洋中,而另一个极端则是两耳不闻窗外事,担心信息负载太大而刻意回避信息,导致自己和时代脱节。如果作为一个交互设计师,能够不关注最新的交互界的最新态势吗?

主题关键词有几个好处:

建立方向提醒:时刻明白对自己真正有价值的是什么,主动保持该类信息的更新;而那些无关紧要的,则可以少看或者不看。

主动获取信息:使用各种订阅、集成工具更有目标,用这些词订阅,让信息主动找你。

减少无聊时间:无所事事比忙碌更让人疲惫,若找不到想干的事,最起码可以搜索下你的主题词,找点好玩的文章或动态。

虽然靠大脑就可以形成自己的关键词,但工具可以帮助你加深记忆,比如用mindmanager等脑图工具做图,贴于自己的书桌或办公桌前:

图2:Heidi的主题关键词

主题词建好之后,并不是一成不变,需要定期结合自己的工作评估及更新。比如我近一年对商务智能(Business intelligence)很感兴趣,也会定期查阅相关的资讯,但是去年此刻,我对此几乎不了解。 yixieshi

2.2 用好你的搜索引擎!

主题关键词让我们知道自己时刻应该关注什么,而接下来我们就要更高效去找这些信息!

搜索引擎是非常重要的信息获取入口,至于我用的技巧真算不上高级,欢迎搜索达人们和我交流下省力更有效的搜索手段。

2.2.1 找准关键词,事半功倍!

很早之前,我偶然看到两张图片。我很喜欢这两个图片,所以我希望看到更多类似的图片。 互联网的一些事

图3:用何种关键图去检索这两类图片呢?

可是,首先这种图叫什么图呢?

先在脑子里头脑风暴下应该用的关键词,叫什么呢?插图?图表?手绘图?插画?这些关键词搜索出来的结果真让人沮丧。但是,根据搜索结果的提示,一步步更换关键词直至找到靠谱的结果。而最终,当我找到这个词后,就找到宝藏了——要找图3中左侧类型的图,请尝试用“可视化思考”,或用google搜索“visual thinking”,要找更多图3中右侧类型的图,请尝试用“信息图”,或“infographic”。 y

图4:可视化思考的检索结果 

图5:信息图的检索结果

所以,在搜索中,要不断地更换更贴切的关键词,而不是一直打擦边球。如何找到贴切的关键词呢?从你觉得可行的第一个关键词开始,不要轻言放弃,根据每次搜索结果出来的线索跟踪,不断更换关键词,直至拿到结果。

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