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大型园区借力契约锁电子签章,简化业务成本、提升服务效率

2021-01-13 17:55 · 稿源:站长之家用户投稿

契约锁电子签章帮助各类大型园区打造线上统一印控中心,通过无缝集成“OA、园区业务管理系统、财务系统等”园区常用管理软件,推动园区“招商、运营、物业及企业服务等”核心业务文件实现“在线审批、盖章、签约、验真、存证”一体化,助力园区实现企业服务数字化转型。

“4大”签署需求,电子签章成为园区数字化转型关键

需求1:分属园区数量越多,印章管控难度越大

一些大型集团下属园区遍布省市内各个区域,传统的线下审批盖章模式,手续繁琐、程序多,已经无法适应园区常年大批量的用印需求。

需求2:园区入驻客户多,招商文件签署成本高

一些超大型园区企业入驻率高,入驻企业近千家,在招商租赁的过程中要签署大批量的合同文件,每年续签成本高。

需求3:员工数量大,人事类文件签署需求大

对于大型园区员工规模可能上千甚至上万,劳动合同以及各类证明文件签署需求大,纸质化签署模式,消耗HR大量时间,效率跟不上。

需求4:园区业务数字化缺乏有效的签署支撑

随着数字化转型深入,越来越多园区开始探索线上招商、线上租赁、线上办理入驻等服务模式,但是在交易、缔约中缺少合法有效的电子签章。

“1个”统一印控中心,支撑全园区、各部门在线审批用印,在线签约

契约锁帮助打造统一印控平台,分园、部门线上审批盖章,客户签约全程电子化:

考虑到大型园区印章多、分园多、部门多的现状,契约锁帮助园区打造线上统一印控中心,各个园区的电子章和实体章在一个平台就能审批调用。

不仅可以帮助园区掌握各类印章的使用情况,还能通过智能印控设备跟踪分布在各个园区、各个部门的实体印章使用轨迹,全面提升各园区用印效率,确保印章使用安全。

(实体章+电子章统一管控)

(智能印控仪实时跟踪实体印章轨迹)

(在线发起盖章、签约申请—智能跟踪签署进度)

“6类”特色业务实现在线签署

一、招商租赁类业务:打造线上租赁服务平台,客户看房、预订、签约全程电子化

使用场景:招商租赁合同、房源预定协议、定制租赁意向书、定制租赁协议文件签署。

签署需求:

招商租赁是园区的核心业务,大型园区每年有几百、上千客户入驻,每家企业都要签署租赁合同、提交入驻材料、完成付款才能成功迁入。

过去,企业必须现场看房、付款、提交审批材料才能办理入驻,如果出现盖错章、信息变更,可能要来来回回跑腿多次。不仅客户体验不佳,企业也要投入大量时间整理合同材料、多次周转盖章、审批企业材料、归档等。

>>>契约锁解决方案:

契约锁电子签章在服务大型园区的过程中,通过集成微信小程序帮助园区客户打造线上招商租赁服务平台,围绕租赁服务周期,为企业客户提供租前、租中、租后一体化线上服务。

企业客户打开手机就能体验在线看场地、预约、付款、签署购买协议,体验全程电子化租赁服务。

园区通过自己的业务软件及时查收客户预订申请,上报租赁签约流程,内部审核一通过系统将“电子招商租赁合同”的签约消息通过手机短信或者微信小程序同步给客户,验证身份就能高效签字确认,快速租赁。

二、企业入驻办理业务:办理材料在线签名、无纸化流转,1次搞定办理程序

使用场景:企业入驻协议签署、权威数字证书全程认证客户及园区身份信息。

签署需求:

完成场地租赁后企业客户往往要多次前往园区办理入驻手续,签署入驻协议、上报申请材料,审批后才能入驻。

过去,常常因为盖章不及时、排队、材料核查等程序耽误时间,客户可能要来来回回跑腿,不仅影响入驻效率,客户体验不佳,大批量的材料存管难度大。

>>>契约锁解决方案:

契约锁电子签章平台可以与微信服务号、小程序集成帮助园区打造在线入驻服务窗口,企业客户在线完成身份认证,及时获取入驻协议签署邀请,几分钟就能签字办理。

各类材料通过手机端就能高效上报,全程身份保障,确保服务安全、可信。

三、人事文件签署业务:大批量入职、续签合同批量签署,缩短证明文件签署时间

使用场景:劳动合同(新签、续签)、证明文件、竞业限制协议等。

签署需求:

大型园区员工规模大,每年光是处理新入职员工劳动合同签署工作就要消耗HR大量时间和精力。几千甚至上万名员工的续签需要HR一一制作合同,寄送或者递送给员工本人,不仅传输成本高、签署周期也不断被拉长。

此外,日常各类在职证明、收入证明、离职证明等文件需求高,用印频繁,每天都有员工找HR咨询格式、催签,耗时费力,整个园区的人事成本难优化。

>>>契约锁解决方案:

契约锁电子签章支持集成OA、人事管理软件,围绕人事入职、在职、调岗、离职周期,为园区的线上人事管理工作提供合法、有效的电子签章、电子合同、身份认证、数据存证服务。

为园区打造内部用印以及员工在线签约平台,推动人事无纸化管理,优化园区管理成本。

(园区人事合同在线签)

四、门禁管理类业务:访客身份智能识别,高效办理出入证,全面提升园区安全水平

使用场景:访客身份识别、物资出入证等。

签署需求:

一些保密性要求高、从事软件或者产品研发的园区,对于人员、物资的出入管理严格,不仅要及时向企业核实访客身份,还要确保每次出入物资都经过审批,有出入证。但是线下管理过程中,谎报身份、伪造出入证的情况防不胜防。

>>>契约锁解决方案:

契约锁电子签章系统可以和园区物业管理系统集成,为门禁工作提供身份认证、出入证电子模板、电子签章服务。

所有人员、物资出入情况,信息系统提前记录,实现人脸识别访客身份信息,确保电子出入证全程防伪防篡改,提升园区物资安全。

(园区物资运转出门证)

五、财务收据类文件:自动生成电子收费凭证,推动园区内部结算全程电子化

使用场景:报销单、结算单、收据在线盖章。

签署需求:

园区租赁、物业服务中,需要向客户提供各类收费单据,过去的纸质单据如果企业不到现场还得快递邮寄过去,不仅麻烦,财务清算归档也不方便。

>>>契约锁解决方案:

契约锁电子签章系统可以无缝集成财务管理软件、微信服务号及小程序,帮助园区打造移动端收费、开票窗口。

无论是租赁还是物业服务,都能直接在业务系统自动生成报销单、结算单、付款收据等电子文件,流程自动驱动盖章,客户通过微信就能查询、下载电子收据凭证,全面提升远程服务效率。

(财务单据在线盖章流程)

(电子收据在线盖章)

六、园区物业服务类:合同、报修文件全程电子化签署,数据存档、时时分析资产及服务情况

使用场景:物业服务合同、报修单、维修登记表。

签署需求:

作为园区基础服务支撑,物业服务合同是企业入驻后的必签文件之一,在续约、日常报修过程中,常常有大量纸质文件需要签字、盖章。

>>>契约锁解决方案:

契约锁电子签章可以与园区物业管理系统一键集成,连接微信端,帮助打造园区物业线上服务平台,新入驻的企业通过微信服务号就能及时查收物业服务协议签约邀请,在线验证身份即可签字确认。

此外,在报修过程中,以电子报修单、维修单代替纸质单据,接到客户请求后园区物业自动上报业务系统生成电子报修单,维修人员通过手机就能上报维修情况。

园区资产、物业服务情况通过电子单据一一记录,随时调阅分析,提升管理效率。

【点击文字查看】:物业管理业务中的电子签章应用场景。

总结

随着数字化转型的深入推进,全国各大园区纷纷开展业务线上办转型,提升企业服务质量、简化内部管理成本才能进一步提升园区竞争力。

契约锁电子签章在服务园区客户的过程中已经积累了丰富的行业实施经验,随时可以帮助各大园区根据实际需求制定电子签章应用方案,助力园区业务简化成本、提升服务效率。

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