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上海孚盟外贸软件COO余浩箐以“新管理模式”做主题分享

2018-08-02 14:39 · 稿源:站长之家用户投稿

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◆  新管理模式下,如何激发个人创新力?

◆  如何利用信息化系统让企业可持续发展?

◆  如何实现企业精细化管理?

提高效率,优化团队,让企业的响应速度快起来,几乎是所有公司在互联网时代希望解决的问题。

2008年以前,绝大部分的互联网商业模式都是基于PC端的,往后10年间,PC互联网向移动互联网转型,而随着云计算、人工智能等技术的发展,很多重复性的劳动会被取代,整个社会将从解放生产力到解放创造力、创新力过渡。

我们可以看到这种由于信息传递方式的改变了商业模式,比如:(1)快时尚(ZARA, MUJI)这样的快时尚品牌从商品设计到店铺售卖最快只要1周;(2)互联网汽车(荣威RX35)从产品到生态,搭建全生命周期的生态化服务模式。新的组织形式也发生变化,扁平化管理模式取代科层制管理模式,企业由集团军作战变成了班长的战斗,我们看到BAT等互联网公司都是这种模式,现在很多企业也都在推行阿米巴模式也是基于这种管理思想。管理运营模式也随之改变,从年度计划/预算到迭代创新模式,过去我们可能总是会总结问题,而现在是要通过快速试错找到正确的东西,再通过快速迭代的方法去扩大这个优势迅速赢得市场。

以上这些变化都是基于信息处理能力的提升,同时改变了商业模式,从而引发了企业组织架构,管理运营模式的改变,可以说信息化是这个时代企业基础建设的一部分。我们再来看下孚盟所服务外贸型企业的情况,以前一个业务员每天面对几个询盘信息,现在一个业务员每天面对几十甚至上百个,以前一个订单几个柜子,现在订单趋向于碎片化,面对的都是小B的企业。

我有很多次和老板聊天,总在提自己的竞争力问题,很多人说是服务,可是我梳理过外贸的操作节点,一个单子从接到询盘到下单再到收到款最少需要20个以上的操作节点,一个单子的周期在1个月到半年不等,一个外贸公司少的4到5个人,多的也就20到30人,这么多项目在操作,用操作节点乘以项目数是个可怕的数字,中间可能还有人员离职,所以能够保证准时出货已经很好了,去谈差异化服务或者消费体验,我认为基本只能停留在蓝图阶段吧。那我们再想下我们前面说的ZARA,一个款式从设计到进店最快可以到1周,1年可以做20个季,我们的企业只能做到4个季,那你们有想过为什么20年前没有这样的企业?我上次和一个做服装的外贸企业管理层聊天,他说他们现在很多单子不敢接,原因是交期达不到,他们一个款式全生命周期需要完成50多个节点的跟进,周期最少3个月,目前还都是手工,不可想象,出现了人越多效率越低的情况。也就是外部竞争环境需要你用飞机,而你还在用独轮车推,老板的服务理念再好都没有用。

那我觉得现在的企业在经营上一定要信息化思维,首先理解信息化的性质,再是如何应用到企业的业务场景中去提高各个节点的效率。

比如,人员流动大,这是每个企业都存在的问题,所以我们的工作方式就不能是打杂的模式了,要让优秀的业务人员丢掉繁重的重复性工作和服务于下面员工监督和管理的负担。以孚盟的一个客户为例,过去他们的业务主管就是帮助下面员工审核报价单,很耗精力,因为总是出错。后来他们把报价单标准化,并通过我们的系统规范填写,把论述题都变成选择题,答案就那么几个,你选择就好了,而且格式和价格计算自动输出,这个工作量一下来,这位业务主管就解放了,可以去做更多有价值的工作。并且通过信息化的建设,新人的培养周期从半年缩短到2个月。

再比如,一般一家做了5年以上的外贸企业,通过阿里巴巴,展会,SEO优化等手段触达的客户没有5,6千也有1,2千,那有其中有多少客户你还在维系中呢?所以我们总去挖新客户是没有用的,而且获客成本很高,那这些你触碰过的客户其实价值更大。有统计说明,一个曾经和你联系过的客户,比一个陌生客户的成交率高出3到4倍。问题是就是那么几个业务,跟的过来嘛?所以当引入信息化管理后,你就可以把客户打标签,就是建立客户画像,将这个客户需求清晰化,通过定制的邮件模板进行周期性的自动化跟进,将自己的产品推荐给客户。对客户进行关怀和长期的互动,来获得持续的商机。这个模式的关键是精准和定制化,并且可以去除人工来执行。

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那我在帮助企业总结下在新工作方式下,企业要实现的五个“在线”。

第一,重要资料在线。对于外贸企业来说,邮件,客户,供应商,产品是最重要的企业资源数据,首先要保证数据安全,通过权限来使用,其次规范格式,按公司的管理意图来规范数据,不能让员工随心而为。这样做就可以在人员流动时可以0成本的交接工作,不丢失客户。

第二,知识管理在线。企业要把操作经验,以文字、图片的方式,或者转化成各种标准化的模板进行在线管理,比如,设置报价模板,邮件回复模板等等,让知识显性化,并可以快速复制应用,让新人快速成长。

第三,协同在线。以往一些中小企业的工作都需要纸质材料,需要现场走流程审批,或者花大量时间整理Excel表,再进行多方核对,很难协同工作。这样一方面效率低下,另一方面也是对资源的浪费。而孚盟外贸工作平台,使得各部门在线上协同合作来完成工作,提高了工作效率和凝固团队。

第四,业务在线。利用孚盟的工作平台让业务流程固化下来,自下而上的业务场景的透明化,每个员工的每天操作设定好格式的表单,把一天工作的行为沉淀下来,让管理者能够了解到订单或者询盘的进度。同时通过业务在线,让工作质量和态度清晰可见,每个员工的辛苦和优秀都可以被大家看到,优秀的人很快可以脱颖而出,起到激励的作用。在线化的数据,也更加易于分析和问题追溯。

第五,运营数据在线。管理者应该有数字化运营的意识,而不是做一个自嗨型老板,按自己认为的来,通过企业沉淀下来的数据分析内部问题,制定奖励措施,精准把握市场。

现代企业的组织管理架构需要做到扁平化,实现组织关系的在线化,这是实现新工作方式的基础。公司内部管理透明化,直接传递着公司上下级公平、平等的理念。开放、平等的公司环境,是一种强大的自我驱动引擎,能够促使企业实现快速发展与变革。

以孚盟服务过的一家企业广东健业纺织集团有限公司为例,广州建业是时尚面料领域的领头羊,作为一个时尚相关的企业,对产品交付的时间、客户的需求响应要求非常高。经过在线化管理后,2017年销售实现100%的增长,在本来就很大体量的情况下实现业绩翻倍是很不容易的,关键是人员不但没有增加,相比还减少了30%,负责上海区域的闫总说,上海的人工成本太高了,我们本来都考虑不在这里办公了,但现在我们通过在线化管理实现了在人员减少的情况下业绩翻倍。

健业集团用孚盟平台达到了以下几个点:

1、关键的企业资料进行了统一的管理,特别是严格规范化了客户数据,并进行了客户分级。

2、梳理出操作中的可以标准化的节点,在孚盟平台中进行了统一的格式化设置与自动化设定,解放了业务主管的时间精力,同时也大幅降低了新人的培养周期。

3、完成了组织扁平化改造,形成全职能的业务组,通过系统进行协调,管理者可以直接了解各个团队的业务进展情况。

4、对产品进行了精细化管理,通过数据分析了解客户的喜好,为产品找到合适的客户,降低了库存。并通过数据分析了解市场的切入时机,精准把握市场。

5、用孚盟的进度跟进功能,管控各个节点的进度,使流程透明化,推动每个人工作的自主性,避免了出现问题后,只有销售人员着急,其他人员都可以推卸责任的情况。

余浩箐先生最后讲到,孚盟已经拥有3万+企业用户,在外贸软件领域服务了十多年。随着时代的变迁,IT技术已经日新月异,云存储,大数据,人工智能风起云涌,技术的发展激发我们在这个领域更多的想象空间,我们始终坚信技术可以让业务操作更加高效,让营销管理更加智能,让管理者的决策更具前瞻性,也让中小企业用更低的投入,享受到更好的IT服务。孚盟人始终心怀使命“帮助您把企业运营做的更好”,让中国的外贸企业更具国际竞争力。

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