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云之家与钉钉选型比较:企业移动审批场景覆盖度评估

2017-08-10 16:19 · 稿源:站长之家用户投稿

1.概述

笔者所在单位是一家中型企业,企业流程和信息化基础较为成熟,希望通过移动办公平台逐步提高管理精度,降低成本和损耗,提高企业的效率,以及企业内部信息运转的协调性。

在此之前,笔者已全面分析了金蝶云之家和阿里钉钉这两款市面上较为常见的产品,此次将针对它们的审批功能做场景覆盖度评估。本文通过一些使用场景,分析审批场景里较为常见的两个模型:

1. 自由流审批

2. 固定流审批

企业只要搞定这两个审批模型,基本上场景覆盖率可以达到 80% 以上。在PC端设置完成后,再通过移动办公平台,基本可以实现全员在手机上处理日常审批流程。

2.自由流审批

如果你是在一家人员波动大的30 人以下团队,可能会遇到这样的场景:每次审批销售合同的人都不一样,基本没啥流程可言。像这种场景可以归纳为一种审批模型:自由流审批。

顾名思义,这种审批相对自由。发起审批的发起人,可以自由选择应该由谁去审批,审批人审批完成后,可以选择下个节点的审批人:

另一方面,自由流除了在小团队出现之外,在像一些国企和央企里面也存在,但是他们用自由流审批不是用在审批上,而是用在资料传阅确认上。比如上头发了个红头文件,需要传阅给 A、B、C,并确认。那么秘书就会发起一个带附件的自由流审批,审批人分别是 A、B、C。A 确认后,传给B,接着 B 确认,最后传给 C 去确认。因为每份文件的内容都不一样,所以传阅人也会随着内容的变化而变化。

当然了,自由流在不同的企业里,可以创建出各种各样的审批流。因为自由流是审批模型中较为简单的,所以一般的 OA 产品都会提供。云之家和钉钉的审批都支持这种审批模型。

3.固定流审批

既然有自由流审批,自然就有「不自由的审批流」了,那就是固定流审批。固定流审批模型就是一种跟自由流完全相反的审批流程,每个审批节点都是固定的。但是固定流审批又分为四种:

1. 串联流程(无条件审批)

2. 并发流程(两个或者多个动作同时存在)

3. 并行流程(两个或者多个动作同时执行)

4. 混连流程(串联、并发、并行混合)

3.1 串联流程(无条件审批)

发起人在发起审批那一刻,审批各个环节都是固定的几个人审批。这种审批流多数出现在中小型企业,像一些简单的请假审批、合同审批、离职审批等都可以使用。譬如发起人发起一个请假审批,发起人上级审批通过后,就会给HR审批,HR审批通过,审批完成。

因为这种审批是每个环节依次进行的,所以它又称为「依次审批」。这种审批流也相对比较简单,云之家和钉钉的审批也都支持。模型图如下:

3.2 并发流程(两个或者多个动作同时存在)

首先,先举个实际的场景:发起人发起请假审批,接着根据请假的天数来决定下一审批节点由谁来审批,如果请假天数小于等于 3 天则由 C(HR专员) 审批,如果大于 3 天则由 D(HR总监)审批。整个流程如下:

从上面的流程图可以看到,并发流程,其实就是存在两个或多个动作同时存在。这里的两个动作就是「C 审批」和「D 审批」。这两个动作同时存在就是并发流程。

单条件审批除了在请假场景用,也可以在合同场景里面用,比如合同金额小于 10 万由销售主管审批,大于 10 万并小于并等于 50 万由销售总监审批,大于 50 万销售总监审批完后,还要总经理审批:

单条件审批模型就可以归纳为:

对于云之家和钉钉来说,两者都支持这种审批模型:

3.3 并行流程(两个或者多个动作同时执行)

我们再来看看条件审批的最后一种 :并行审批。并行审批其实是单条件审批的特殊变形,只是它的条件比较特殊就是「同时审批」:

按上图所示,发起人发起审批后,先由发起人上级审批,然后接着 C、D 两人同时审批。出现这种审批流的原因有:

1. 解决无先后顺序的审批场景,比如离职审批。(一般叫「会签」)

2. 为了提高企业效率。并行审批是多人同时审批,能够提高审批的速度。

3. 解决同时审批,且审批的内容不一样的场景。

4. 解决同时收到审批通知,但只需一人同意,就会流转到下一审批节点的场景。(一般叫「或签」)

前两点都比较好理解。第三点给大家举个例子,发起人发起一个合同审批,发起人上级审批同意后,需要 C (法务部总监)审批合同内的法律部分,需要 D (财务部总监)审批合同内的财务部分。如果采取固定流审批就不合理,因为 C 没权利查看合同内的财务部分,也没权利同意整个合同,并且从职级的角度看,C、D 二人应该是同级别的,不应该存在谁先谁后的问题。

第四点,用一个例子来说明,发起人发起请假审批,发起人上级审批通过,流转到 HR环节, HR总监以及副总监都有权审批,他们会同时收到申请,只要其中一个同意,审批就通过了。这种场景称为「或签」。某种程度上也是提高审批效率的一种方式。总结就是:

3.4 混连流程(串联、并发、并行混合)

最后,我们聊聊固定流审批中的最后一种 ——混连流程。混连流程一般在一些管控很完善的企业才会出现,一般出现在大中型企业。举个阉割版本的真实案例,这个是一家医院的出差审批:

发起人发起出差审批,必须先由发起人上级先审批,然后根据出差经费的来源的不同,走不同的审批节点,如果是甲来源就由 A 审,乙来源则是由 B 审。接着,会根据出差地的不同,再由不同的人审批。国内的由 C 审批,海外的由 D 审批。真实的完整审批流比更复杂,比如这个是招聘流程:

流程内部分支众多,审批节点还有各种填单,可以说是一个非常复杂的管理流程。但是可以看到这个流程其实就是一个多条件审批流程,每一个是和否都是一个条件。多条件审批模型就是多个单条件的组合:

目前云之家是支持多条件审批的,而钉钉则不支持。我想背后可能有以下两个个原因:

1. 目标用户:钉钉的目标用户是小微企业。对于这类用户来说,单条件审批就够用了。而云之家面对的用户很多是大中型企业。他们对审批的功能需求更强烈一点。

2. 产品策略:钉钉可能更多专注免费的基础功能,付费的高级功能交给第三方。

总结下来,单条件审批对于小微型企业基本够用,但是中型及以上企业可能不行。钉钉的审批只支持单条件审批,像多条件审批、会签、或签都不支持。而云之家的审批支持多条件审批、会签、或签场景。

4.其他

说了那么多审批场景,其实在审批不单单只是一个「流程」,在流程上还有很多细节的功能:

1. 审批单据可见范围

2. 抄送

3. 退回

4. 加签

5. 转交

6. 打印

7. ...

像请假单基本是公司全员可见的,但销售合同审批单据就不该全员可见,非销售员工没必要看到这些单据。抄送场景是审批通过或驳回后,需要告知抄送人。退回则是审批人发现单据有问题时,可以退回给发起人或者前面的审批人。加签是在审批过程中,审批人发现需要其他人加入审批。转交就是审批人收到审批单据但是发现自己没有能力与权限去审,就需要将单据转交给别人。最后,打印则是解决归档场景,有些公司审批完成后,需要打印成纸质文件并归档。

总结下来这些细节点,云之家和钉钉对于审批功能是非常看重的,并提供了一些接口能力,实现企业自建系统与云之家审批相连。

5.总结

其实审批场景并不复杂,只是很多细节点需要注意。从产品的角度看,审批的核心就是:表单、流程、效率。

审批系统需要满足企业的管理流程,如何帮助企业在现有的流程上做升级,甚至重构现有流程,以此提高审批效率。会签、或签极大地提高了审批效率。现在很多产品在流程上花功夫,希望从流程上提高效率,但是另一方面也要留意表单的问题,审批体验不佳,除了流程之外,录入审批单也很麻烦。是不是可以考虑更加智能的填报方式?比如请假场景,一般员工发起请假审批前,都会和上级沟通,再去填写审批单据。那么是否可以设计类似 chatbot 的机器人,当侦测到员工在跟上级聊天,且出现「请假」「身体不适」「 2 天」这些字时,就会自动生成审批单据,用户只要确认下信息,就可以发起请假审批了。

最后,我也期待更多的「无审批」场景出现,比如差旅报销能否不用审批,能否不需要员工自掏腰包,差旅费用能否完全由第三方金融机构支付?既然普通消费者有花呗、京东白条这些工具,企业也可以有,譬如携程商旅、滴滴企业出行这样的解决方案,员工使用时无需自掏腰包,自然差旅报销就方便了。

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