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为什么不建议企业采用手动采购?

2021-02-25 11:09 · 稿源:站长之家用户投稿

当大多数竞争对手已经转向电子采购,如果你还停留在手动采购过程中,将会因效率较低而被甩在后面。手动采购过程有很大的出错空间。比如,发票常常是在没有预兆的情况下到达的。从法律、IT安全到财务,都没有人批准购买。没有人对购买的任何方面负责。即使一家企业努力就如何购买企业产品提出具体的政策,也不能保证员工会遵守。让我们来看看一个相当标准的手动采购政策,主要适用于中小型组织来处理购买商品和服务。第一步:员工填写一份采购申请单,并提交给部门主管审批。第二步:部门主管批准采购,并为请求的商品和服务创建采购订单。(如果部门主管不批准,他们可以返回请求项目的员工,并说明需要做哪些更改以获得批准。)第三步:如有必要,部门主管将采购订单发送给另一个人审批,例如在采购数量超过一定阈值的情况下。如果没有,部门主管将采购订单发送给采购团队,与供应商一起处理订单事宜。第四步:收到订单,供应商提交发票。第五步:应付账款部门必须通过书面追踪来证明购买已被批准,货物和服务已按订单收到,然后支付发票。整个过程可能需要几天,甚至几周的时间,尤其是当部分文件丢失,或者在某人休假时等待被处理的时候。

手动流程依赖于纸质或Excel当然,文件记录在商业中很重要,但是文件也可能丢失或被销毁。此外,每个目的完成后,必须在一段时间内保留记录,这意味着大量的办公场所可能只是用来存放文件。由于文件要经过多个人的手,每一次交换都会留下出错和放错地方的机会。这些手动流程也依赖于团队成员来完成大部分工作——在基本采购流程的整个指挥链中,所有团队成员都忙于其核心工作职能。书面程序没有考虑到对员工的影响,他们必须四处走动,从一个或多个人那里获得批准签名。一般来说,这样的工作量意味着团队成员会避免采取官方的采购路线。相反,他们得到口头批准购买。虽然这看起来是可行的,但它通常会让应付账款对批准和未批准的项目一无所知——这使得在正确的时间获得正确的发票支付变得更加困难。手动采购流程需要时间由于员工花费时间追踪签名——如果他们甚至按照写好的政策执行,以及创建采购请求和随后的采购订单所花费的时间,企业就浪费了大量时间。除了订单处理前的时间之外,后端也有时间。应付账款部门只会支付他们知道已批准的发票。如果他们一到办公桌上就随意支付发票,一个组织可能会遇到一些重大的现金流问题。如果每一件东西都整理得很好,并在每一阶段都核对无误,应付账款部门就不必做太多工作了。但是,如果没有书面记录支持发票,他们必须花大量的时间追踪每一个购买、是否批准,然后花更多的时间来确保发票与采购订单匹配,和这两个文档匹配实际得到的是什么,所以他们只支付你的要求和你所得到的。这些额外的时间会在人工成本方面花费金钱,并影响公司的发票处理成本。在一个采购量很大的组织中,一年下来,这会对企业的成本产生巨大的影响。手动采购流程成本更高除了额外的人工成本外,依赖人工采购流程还会让你的组织花费更多的钱。如果在研究完成后,AP职员不能验证发票的合法性,他们无论如何都必须支付给供应商。延迟付款通常伴随着费用和罚款,这将花费更多的钱。延迟付款会损害与供应商的关系,这可能意味着当你需要某样东西时,你会发现自己没有供应商。不仅如此,还要考虑与纸张、打印机油墨和其他手工过程中需要的用品相关的额外成本。是的,你很可能在企业的其他地方得到这些资源,但印刷量太大意味着你会更快地使用这些资源,最终花在基本办公用品上的钱会比使用电子采购系统要多。电子采购的协作优势电子采购系统使处理从采购到付款流程的所有部分变得更加容易。它允许更多的授权,因为组织中的其他人可以处理一些采购活动。下面我们以8Manage SRM电子采购系统为例,介绍组织成员如何在该平台上进行采购协作。

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在8Manage SRM,采购团队可以自由地处理他们的工作职能的其他领域,他们可以自由地向供应链中的多个供应商发送更多的建议请求(RFP),并在进入合同谈判之前收集更多的信息。采购人员可以花更多的时间来评估潜在的供应商,借助8Manage SRM建立一个可靠的选择流程、评估标准和奖励标准,最终选择为企业提供最佳价值的供应商,而不是因为他们提供的价格最低而选择他们。8Manage SRM提供了一个成熟的合约管理框架,帮助管理复杂的采购合同。无论何时引进新的供应商,采购人员都可以把精力集中在合同授予和合同管理上,以确保供应商或承包商履行他们的合同义务。他们的深入研究也确保了供应商和公司之间没有利益冲突。使用8Manage SRM让跟踪采购进展变得更简单、方便。员工可以通过电子邮件提交采购申请,只需点击几次,几秒钟内就能获得批准,而不用花上几天的时间去追逐批准签名。8Manage SRM的自动审批流程可以根据美元阈值和你设置的其他控制,将请求发送给一个或多个人员。一旦批准,请购单就会转换为采购订单,并可以通过EDI或电子文档交换自动发送给供应商。在8Manage 直通式采购环境下,供应商可自动接收已审批的电子采购订单。供应商标记订单接收和发货,然后发送发票。8Manage SRM采购自动化使用一种称为“三方匹配”的过程来匹配采购订单、收到的货物和发票,以确保一切都是正确的。任何不匹配的都被标记以进行手动检查。“三方匹配”加快了发票处理时间,因为应付账款知道订单已被批准,发票已为付款进行了清算。

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一旦流程顺利运行,现金流处于可控状态,应付账款团队应该更容易及时支付发票。因此,你的组织可能能够获得提前付款折扣,从而为你节省资金。企业还将在减少供应成本、减少采购到付款周期错误方面节省资金,并通过提高员工生产率和缩短生命周期时间而赚更多的钱。所以,企业最佳采购策略是,电子采购服务可以设置为与企业的业务流程内容相匹配,因此过程保持不变,但不再是手动的,而是通过采购自动化帮助企业实现降本提效。

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