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事务性工作正在让HR沦为“工具人” | 法大大方案

2021-01-28 16:35 · 稿源:站长之家用户投稿

疫情的突袭让数字化之于企业的意义,从自我增值变为标准配置

如果说在疫情发生前,数字化的目的是为了企业变得更好,那么在疫情发生后、防疫常态化的当下,数字化俨然已成为企业不可或缺的能力之一。相较提前布局数字化的同行,那些未来得及做数字化转型或刚刚上路的企业面临的压力和不确定性更大,有的经营者甚至不得不将长期愿景活得更好切换为短期目标活下来,开源节流、降本增效不再是一件重要不紧急的事务,反而成为当下可持续经营的主旋律。

202034日,《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》发布,明确用人单位与劳动者协商一致,可以采用电子形式订立书面劳动合同。

此后,各地加快电子劳动合同应用的信号不断释放,922日,北京市人社局发布了《关于推进电子劳动合同相关工作的实施意见》,可以视作劳动合同电子化的标志性推进。

电子劳动合同成为HR不得不面对的新课题。人们不得不开始思考劳动合同电子化背后的痛点、价值与实践性。

痛点:纸质文书正让HR沦为“工具人”

人才是企业的核心资产。HR作为企业的关键角色之一,一直承担着企业组织能力升级的重任,以保障企业在激烈的市场竞争中取得胜利。但现实中,大量机械性、重复性的事务性工作,如:员工招聘、人事档案、人事信息服务管理、劳动合同管理、入职离职、新员工培训等,正在让HR逐渐沦为“工具人”。

其中,纸质合同带来的工作量,首当其冲:成年人的崩溃,总是从小事开始;HR的崩溃,总是从贯穿在招聘培训团建中的合同协议当面签异地签开始的。没错,当工作旺季袭来,一般人的肺活量,都念不完HR工作量的冰山一角。

每一个优秀的HR,都是英雄不问星座的强迫症和完美主义者,面对纸质劳动合同,她们需要:

打印完,必须把纸张码得整整齐齐;

签约时,用火眼金睛辨识潦草签名;

归档前,动用“无影手”的盖章速度;

续约时,三千合同只寻一份的魄力;

离职后,繁琐费时又费力的证明开具。

……

价值:数字化签名工具解放HR

电子签作为打通HR业务在线化的最后一环,可以有效解决纸质合同在传统HR/OA系统线上录入、线下签署的繁琐操作,支持员工入转调离完整生命周期的全线上管理,助力HRSSC(人力资源共享服务中心)建设更加标准化、流程化、自助化的服务,将HR从事务性工作中彻底释放,提升HR组织整体服务效率,让HR更多地聚焦在策略性、战略性方面的工作,不再沦为工具人。

如何通过电子签将重复、繁琐的工作转化成人性化、标准化、自助化的服务,将成为现代企业人力资源组织中,具有里程碑式意义的命题。下面以法大大为例,看下在最常见的劳动合同签署场景中,电子签如何将HR的工作化繁为简、提高效率。

01

通过合同模板的前置设定,解决内容易漏、易错问题,从源头提升工作效率:

a)拖拽式业务控件,锁定合同模板内容的填充位置,避免错位或漏填;

HR确定好需要签署的合同模板,根据模板内容定义好需要系统自动填充或需要员工主动填写的控件;

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△ 配置模板控件

b) 可嵌入OA/HRM系统,员工信息动态获取自动填充,避免HR逐条录入;

OA/HRM系统集成,将公司员工的基础模型和合同模板模型建立映射关系、定义转换方式,通过系统触发可以做到合同模板内容自动填充。合同薪资需要大写、老员工回炉没有试用期、合约截止日期需要掰手指计算?这些问题都可以通过系统轻松解决。

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△ 模型映射表(本图仅作为示例说明,并非法大大提供的通用功能)

c) 明确的签名/签章位置,不再担心漏签漏盖。

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△ 配置签章位置

02

严控用章权限和流程,解决入职签署标准化问题,降低不合规风险:

a) 定义清晰的入职签署流程,规范操作步骤,保障入职流程合规性;

根据公司自身入职合同签署顺序,将顺序固化在签署前,可以直接规避业务流程的不规范性,让业务按照流程准确执行。

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b) 精细可控的印章使用权限,把风险关进笼子,让该严谨的事不再随意。

集团型企业或有分子公司的多层级组织,可支持把不同的公司印章授权给不同的HR使用,从权限上控制了印章的使用。

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△ 配置用章权限

03

通过对员工身份意愿的校验,强化合同有效性,让冒名顶替无所遁形:

a) 多维度交叉校验的实名认证,用系统和数据确定“他真的是他”;

员工收到来自HR发送的待签署合同后,法大大会确认员工是否做过实名认证,未做实名认证的员工将被引导完成要素认证和人脸识别,确保入职员工的真实身份。

b) 电子化手写签名,从笔迹开始较“真”;

除了通过数字证书校验签署员工的身份真实性,法大大还可通过手写笔记来识别员工的签字和身份证上的姓名是否一致,有效避免因员工随意签字导致不认账的风险。

8.png

c) 通过刷脸/短信验证码进行签署意愿校验,在合规的同时优化入职体验,让员工和企业都放心。

合同内容定稿后,HR可以直接将合同签署链接自动发送给新入职员工预留的手机号,员工点击短链即可完成合同的查阅、内容填写、意愿确认、签署。

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04

批量发起、批量签署合同,解决大量重复操作的问题,让效率指数级提升:

a) 一键"批量发",用技术突破大批量入职的依赖多HR人肉发合同的资源瓶颈;

大型集团化企业特别是制造业存在处理数千员工一天入职的场景,法大大特有的高并发合同签署能力可以很好的支撑数千人同时的在线签约。

b) 一键“批量签”,用签一份合同的时间,完成N个签署任务;

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△ 批量签署

c) 多维度查找,找合同像搜索一样简单。

不用在堆积如山的合同里面百般寻找,强大的搜索引擎和筛选功能能直接给出你想要的。

05

签署过程存证保全,保障电子数据的安全,劳务纠纷从容应对:

a) 通过无利益相关性的第三方出证,保证合同的客观公证;

当员工与企业发生纠纷时,法大大可以提供具有公信力的第三方出证报告,协调司法鉴定中心、公证处出证,证明在法大大签署的电子劳动合同具有法律效力。

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△ 法大大出证报告

b) 直连仲裁委或法院的快速裁判,全流程在线化的司法裁决。

法大大出证报告可作为有效的证据材料提交给法院或仲裁委,已有大量的法院、仲裁委的成功判例已经印证了出证报告的证明效力及电子合同的法律效力。

除此之外,法大大还提供转正/续签、调动转岗、考勤/工资确认、绩效/培训证明、离职协议/证明等多种场景的解决方案,从里到外减少重复、繁琐的事务性工作,把宝贵的时间还给HR,把省下的成本转变为公司利润。

13.png

△ 法大大HR场景解决方案图示

案例:法大大助力企业HRSSC建设

便捷、安全、合规的“电子合同”与“纸质合同”具有同等法律效力,法大大电子签帮助HR脱离工具人的困境,推动HRSSC的建设,助力企业更合规的运营和更高效增长,越来越多的企业加入使用法大大电子签的行列:

周大福

01

使用产品:法大大电子签 

带来的价值:业务规模化

我们在推行整个试点方案的时候,脱离不了法大大所提供的符合国家《电子签名法》的相关技术的支持。电子合同很大程度上协助了我们整个集团对人力资源数据的统一管理工作,进一步提升了内部员工的使用体验。

——王小波,周大福珠宝人力资源部总经理

时代中国

02

使用产品:法大大电子签      

带来的价值:成本节约、效率提升

时代中国正在从数字化转型到智能化的路上。引入法大大电子合同后,我们规避了信息泄露的风险,实现了安全、合规、高效的签约。希望未来在跟法大大深度合作中去推动整个流程的数字化,更多推动全面线上化、自动化。”   

——孙泽淇,时代中国信息管理中心总经理

九毛九

03

使用产品:法大大电子签  

带来的价值:成本节约、效率提升

我们看餐饮行业有一个很大的痛点,就是员工多、员工流动率较大。而电子合同可以兼顾管理合规和方便高效,有效解决纸质合同的成本和管理问题。我们希望未来在更多的板块深化和法大大的合作,实现合同全生命周期的管理,为集团的数字化创新以及业务发展战略做出贡献。

——付丹伟,九毛九集团信息总经理

经营效率的提升是企业永恒的主题,时代的列车以不可逆的方式稳步向前。作为企业核心职能部门的HR需要独立思考的是,是要继续做一个工具人,还是做一个会利用工具的人,从而为企业降本、为人增效。

信任,从契约开始。

探索更多法大大HR场景解决方案欢迎点击下方卡片,预约演示。

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