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采购效率低?是时候升级你的招采系统了!

2020-07-15 15:10 · 稿源:站长之家用户投稿

在当今快节奏的商业世界,发展较慢的公司根本无法长期进行有效竞争。作为公司管理层,如果你正在为公司的采购成本控制而苦恼,很想知道公司为何要花这么长时间进行采购,那么你应该想想,你们公司的招采系统上一次升级是什么时候。

大多数情况下,公司行动迟缓、招采效率低是因为依赖过时的招采流程和系统,这在激烈的市场竞争中没有什么优势。如果企业长时间按照旧有的方式及固定的流程进行招采,那么几乎可以肯定,你们正在输给已经实现招采现代化的竞争对手。为此,我们来看看几种典型且过时的招采流程和系统,如果你们的企业正在使用其中一个,那么是时候考虑全面升级招采流程了。

1、基于纸张的招采流程

多年来,许多企业习惯使用纸张管理招采,但通过这种方式难以全面掌握招采流程,还会出现很多问题。首先,基于纸张的招采流程容易出现人为错误,例如,员工可能会以错误的信息填写表单;重要文件可能会因乱放而找不到,不得不花大量时间追踪文件;纸张式的采购资料无法得到很好的汇总和数据分析。另外,采用基于纸张的招采流程,还会造成许多看不见的浪费,包括失常的支出和欺诈,导致成本增加。

2、用电子表格管理招采

由于使用基于纸张的招采管理方式存在的各种弊端,许多企业纷纷转向基于电子表格的招采管理系统。虽然电子表格比纸张处理方便,但是,电子表格仍然无法处理招采的很多关键问题,包括异常支出、程序效率低下、欺诈、成本效益等等。

而且,招采中的每一项支出,哪怕是常规支出,都需要经过多个人签字审核。招采经理需要在预计会成为常规的大额项目或首次支出上签字,这是一回事,但多个人需要在公司每笔采购上签字却是另一回事,这涉及到流程与效率的问题,通过电子表格的招采方式使审批变得困难,效率低下,难以实现流程自动化管理。

3、使用过时的招采系统

如今,大多数企业还在采用过时的招采系统,虽然它能够完成部分招采业务,但业务信息共享程度较弱,一些采购操作还是无法在线上完成,难以实现与供应商的实时协同。过时的招采系统,采购控制通常是事后补救,无法在事前进行控制,难以减少不必要的损失。且过时的招采系统一次性资金投入较大,更新升级难。

总地来说,依靠过时的、多年来没有更新的招采系统容易产生繁琐的招采流程,造成采购成本增加,最终失去企业的市场竞争力。所以,企业需要养成定期评估招采流程的习惯,从而更进一步优化招采流程。

改进招采系统的好处

虽然改变很困难,但企业从招采系统升级中获得的好处远远超过保留过时系统带来的好处。改进招采系统将不仅能提高企业竞争优势,而且还能够获得投资带来的真正回报。

-减少欺诈

大多数企业在采购欺诈方面备受困扰,也不具备消除或减少采购欺诈的保护措施。无论是基于纸张还是依赖电子表格的旧式招采方式,都加大欺诈采购识别的难度。不过,有了新的招采系统,你就不用担心未经授权的采购会大大削减你的底线。

-减少不合规支出

对于大多数大型企业来说,不合规支出或异常支出是主要问题。超过一半的受访员工承认,他们有过不守规矩的情况,产生大量不合规的支出。相关研究表明,不合规支出减少5%到10%就可以节省数百万美元的成本。有了现代化招采解决方案,你们公司可以大幅减少不合规支出。

-减少浪费

根据中国光大银行(CEB)发布的数据显示,由于过时的招采策略和系统,普通大型公司每年浪费逾 1400 万美元。如果你还在使用过时的招采系统来管理公司采购,那就是在浪费大量资金。通过可以优化招采流程的新工具,可以有效节省这些资金。

-缩短招采时间

根据美国生产力和质量中心(APQC)的相关报告显示,速度最快的公司能在 5 小时或更短时间内提交购买订单,而速度较慢的公司则需要将近两个工作日来完成同样的事情。如果你的招采系统已经过时,那么你们公司很有可能落后于其他竞争对手。有了现代化招采系统,企业就可以加速采购申请过程,缩短招采时间,为企业带来更多效益。

-提高员工参与度

作为员工,如果你可以选择,你会在那些使用过时工具和技术的地方工作吗?一般员工会选择在投资现代平台的地方工作。将招采升级为现代化的方式,在提高生产力和参与度的同时,还能减少员工压力。这样的系统不仅使招采部门工作起来更轻松,而且有助于员工学习他们在职业生涯中使用的新技能,提高工作效率。

如何升级你的招采系统?

首先,你需要投资于一个现代化的电子招采平台,来规范整个采购流程。比如8MSaaS SPM电子招采平台,支持端到端多方交易的寻源、询价、招采、交付、入库、支付及退货,助力企业实现一站式采购。系统通过全流程电子化,最大程度减少人为因素的影响,实现数据信息高度共享,大大增强业务可追溯性。

接下来,你需要全面改革企业招采规则和程序,确保你的采购申请方式尽可能简化。例如,公司要求每份采购订单上要有三个人的签名,哪怕是常规的重复订单,那么应该制定新规则来简化这类订单。通过招采系统将审批人数量缩减到最少以及实现审批流程自动化,以便减少审批压力,提高审批效率。

最后,如果你已经部署了新的招采系统,同时更新了规则,那么需要确保招采部门所有成员都能跟上新系统的速度。你可以进行员工培训,定期收集员工反馈,了解他们对于改进招采效率的想法,并让每位员工都熟练使用新系统,让他们了解如何最大限度利用新技术来提高招采效率。

在信息技术高速发展的今天,电子招采成为现代化招标采购的最佳方式,企业懂得利用新技术,积极推行电子招采系统的实施,才能在市场竞争中脱颖而出,占据有利地位。8MSaaSﻪ ﻪSPM在采购管理行业有着多年的业务经验,技术团队能够针对采购管理的重点流程做出相应的管理功能和流程设计,帮助企业打造智能化招采新体系,助力企业新发展。

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