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全国2亿人都在用的远程办公,到底是什么玩意?

2020-02-06 15:45 · 稿源:雷科技

声明:本文由站长之家内容合作伙伴雷科技授权发布。

疫情当前,每个人都应该用自己的方式参与到抗争中,对于普通人来说最好的方式就是保持健康减少聚集。春节期间的聚会活动因此变少了,在家度过整个假期之后也暂时不能前往办公室上班,多人出现的场所都有传播疾病的隐患,更何况是传染力极强的病毒。

在能够正式回归工作场合之前,我们能做的就是在家远程办公,通过手机电脑以及网络与同事进行联系,完成预定的工作。远程办公看似惬意,在家上班能够更宽松更自在,也不用在意同事的眼光和动作,但需要做好充足准备,才能保证工作依然高效。

如何实现远程办公

最简单的远程办公方式,就是各自完成工作,然后通过微信、QQ或是邮件等方式进行同步。不过多多少少会遇到沟通方式上的不便之处,例如消息太多、联系人混乱、项目同步不直观、视频电话无法完成会议......要是用上不同的工具,或许能帮助远程办公顺利进行。

1、办公平台

办公平台可以说是远程办公的首选“催化剂”,针对企业需求定制了种种功能,基于组织架构的通信录、多人在线的会议系统、直观明确的通知和工作同步。虽然打卡等设计在平日里饱受诟病,那些平时没怎么注意的功能却也在特殊时期帮上了忙。

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阿里巴巴的钉钉、腾讯的企业微信、字节跳动的飞书是国内办公平台的翘楚,大都有相对完善的办公功能,和日常社交软件的隔离也有助于工作与生活互不打扰。现在它们都推出了疫情期间的企业免费使用活动,短时间内不用担心人数上限或是会议限制等问题。

至于疫情过去,办公平台是不是又会变回平日里存在感不强的“打卡机”,就得看它们的各项功能体验准备得有多充分了,人们总是会倾向于更趁手的工具。在家远程办公的第一天,据说还有办公平台因同时用户量太大而出现视频会议故障,着实应该多加注意。

2、协作

办公平台之后,协作的理念也有了将其引入的必要。 在办公室时想要和同事沟通,往往是观察对方是否有空,然后直接走到工位进行交流。但到了远程办公中,纯文字并没有直接对话来得有效率,而且对方不一定在电脑前,所以需要用协作保证共同工作及时进行。

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协作软件已经诞生了一定年头,近期风头正盛的是看板式协作工具Trello和TAPD,招牌概念就是以看板的形式展现每个工作项目。每个工作项目下,又会有具体的参与者和执行人,细分的工作目标以及进展。如此一来,不需要询问个人,也能知道工作状态和细节。

3、自我管理

办公平台有了协作工具有了,接下来似乎就能像在办公室里那样高效率工作,然而并非如此。人在家中心态多多少少会受到环境影响,得给内心上一道防线,让自己不会被影响过多顺利完成工作目标。

首先可以了解下GTD,也就是“把事情做完”,别看字面上写得很简单实际执行却很难。处在舒适的家中,却要完成略有难度的工作,难免产生抵触心态降低工作效率。但要是将工作拆分成一个个细小的目标,然后逐个击破,回过头来会发现这一切都不是那么的难。

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然后是番茄工作法,它可以是度过工作时间的最佳伴侣。将每个小目标对应到 25 分钟或是其他长度的较短时间单位内,给自己专注工作一段时间然后才能适当休息的暗示,能够有效帮助你沉浸到认真工作状态中。

说了这么多归根到底还是一句话:在家远程办公也不能忘了和工作产生密切联系,并且做好自我管理。组织和个人如果能在这期间将这些执行下去,那么同样能够有效展开工作,远程不会是太大的难点。

而各类工具之间其实大同小异,不同的出品方不同的界面,带来的都是相似的功能。不对某些厂商产生迷信,结合实际需求和体验,因地制宜地选择工具才是正确做法。如果理念和功能利用到位,单纯用微信、QQ或是邮件也能做好远程办公。

对于每个人和组织来说,现在的确是展开远程办公的最好时机,不仅是客观条件,工具的让步也十分诱人。全面免费以及平日里较为灵活的报价和使用方式,让过去面对庞大使用成本望而却步的我们,都能尝试着进行远程办公。

远程办公的优与劣

正如世间万物都不只一面,远程办公也同样需要多加思考和辨别。

如果仅仅因为某一点而狂热喜爱或是完全拒绝,那么很可能永远无法认识到包括远程办公在内事物的多面性,以及产生全面认知。了解它的优势劣势,才是我们在何处都能做好工作的要诀。

1、优势:节约通勤时间,不失工作效率

对于像我一样的大部分人来说,远程办公节省出了往返办公室的通勤时间,每天可支配的时间就这么多了出来。少则一个小时多则两三个小时,拿来补补觉保持精神,或是去进行平日里难以抽空完成的娱乐,或是让自己充电健身,都是极大的帮助。

和同事的交流也能仅限于工作本身,不用再去管氛围或是办公室政治等等对工作无关紧要的事情,专心于完成工作,其他的事情都可以抛到脑后。更大程度利用上工具之后,能发现经过整理后呈现的信息更为直观,反而能相比面对面提升效率。

从企业管理的层面来看,短暂远程办公中使用上的功能、数据和使用习惯,大都能沿用到平常的工作中,不会因为回归办公室就变成多余之物。而长期的远程办公,也能节约一定的办公场地开支和管理成本。

2、劣势:交流效率和自我管理

虽说进行远程办公不用和不想打交道的人见面,但人总需要社交活动。通常的办公室交流能适当满足社交需求,而隔着网络和屏幕进行纯粹的沟通,多少会让人产生失落感。面对面的丰富信息量,至今无法被文字、语音或是视频替代。

自我管理是远程办公执行中的重中之重,失去了固定办公场所的环境氛围约束后,如何能保持工作效率,就是需要面对的新问题。同上面所说的那样,引入各类自我驱动工具帮助工作完成是一方面,同时也需要规划好工作时间段和心理暗示,不要因在家就混作一谈。

企业或团队的管理观念和形式也需要更新,相比在办公室中集中化的管理,远程办公就更需要将管理精细化到每个人身上。而且还要做到保证每个人正常展开工作,又不打扰私人生活,无论在何处工作下班时收到工作消息都会给人徒增压力。

远程办公或能改变工作方式

远程办公的概念诞生已久,却没有在中国这个互联网高度发达的国家流行开来,这和过去重资产为主的产业结构离不开关系,也和一直以来企业和劳动者们的理念息息相关。在不可抗力、轻资产模式盛行和科技进步的共同作用下,才有了如此大规模的远程办公。

正如有的人爱吃香菜有的人却恨之入骨,远程办公并非是适合所有人的工作方式,但它能够让我们从新的角度去审视工作。哪些工作可以用远程的方式进行,哪些理念和工具可以和工作相结合,哪些方式需要进行改进?都是远程办公带给全社会的积极作用。

科技带给人类更高效的更优质的生活,也在帮助所有人一同度过难关,远程办公在当下让我们能够继续工作创造价值。希望春暖花开时,就是一同回归正常上班节奏的时刻。

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